זה מתחיל בחשבונית…

חברות רבות משתמשות בתבנית החשבונית הסטנדרטית הכלולה במערכת הנהלת החשבונות שלהן, למרות שרוב מערכות הנהלת החשבונות מכילות תבניות לא מספקות עבור טפסים עסקיים, ובמיוחד חשבוניות. החשבונית שלך היא השלב הראשון באחד מהתהליכים החשובים ביותר שלך – גבייה מלקוחות. שליחת חשבונית הבנויה בתצורה מבלבלת, לא מושכת, לא מתואמת עם המותג שלך, או ללא מידע המניע לפעולה, אינה דרך טובה להתחיל את התהליך אם אתה רוצה שישלמו לך בזמן. אם הלקוחות שלך לא יכולים להבין את המידע בחשבונית במהירות או להתמודד בעצמם עם שאלות בנוגע לתשלום, החשבונית שלך תמצא את עצמה בתחתית ערימת החשבונות לתשלום וקרוב לודאי שלא ישלמו לך בזמן.

הפתרון: יצירת חשבונית ידידותית ומפורטת

שינוי תבניות החשבונית שלך צריך להיות קל מאוד וברוב המקרים אתה יכול לעשות זאת בעצמך. כדאי לך גם לשקול את השימוש בכמה גרסאות של תבנית החשבונית, מאחר ויש לקוחות שיעדיפו פורמט פשוט מאוד, ואחרים שיבקשו או ידרשו פורמט מורכב יותר. התפקֿיד שלך הוא להכין פורמט חשבונית שיהיה פשוט ככל האפשר להבנה עבור הלקוחות כך שיוכלו לשלם לך בזמן, אבל בו בזמן עליך גם לשקול לעשות דברים נוספים. פשט את התהליך בעזרת פיתוח תבנית חשבונית אפקטיבית- לסיוע בהגדרת ו/או עדכון תבנית חשבונית להתאימה לצרכיך וייעוץ עם מומחי הגביה הכנסו>>

 

אז מה נחשב כחשבונית טובה? חשבונית טובה היא כזו שקל לקרוא אותה ומכילה את כל המידע הנדרש כדי שאפשר יהיה לבצע תשלום.

באופן כללי, כל החשבוניות צריכות לכלול את הפרטים הבאים:

  1. מידע על החברה שלך:
  • שם החברה והלוגו שלה
  • הכתובת למשלוח דואר
  • כתובת הדואר האלקטרוני שלך
  • מספר הפקס שלך
  • מידע לפי הוראות מס הכנסה
  1. מידע על הלקוח:
  • שם החברה/שם הלקוח
  • כתובת למשלוח דואר
  • שם נציג הלקוח המטפל בחשבון ופרטי הקשר שלו. בחברה קטנה קל יחסית להבין מה נעשה, אבל בחברות גדולות חשבוניות יכולות ללכת לאיבוד, כך שעליך לדייק בציון שם מקבל החשבונית אצל הלקוח

 

  1. מידע נחוץ לתשלום:
  • שם הפרויקט (אם רלוונטי)
  • רשימה מפורטת של שירותים/מוצרים
  • סה"כ סכום לחיוב
  • ציון כל ההנחות שניתנו
  • השלכות של איחור בתשלום
  • לדוגמא: "דמי פיגור בתשלום בגובה של %x יחויבו על יתרות חוב שעבר זמן פירעונן".

הנוסח המדויק יכול להשתנות והיועץ המשפטי שלך יכול לבדוק אותו או לספק את הניסוח המדויק. אחוז דמי הפיגור (שער הריבית) הוא תחת פיקוח מוסדר או רגולציה , כך שכדאי לוודא את המרווחים האפשריים.

  • במידה רלוונטי לצין אם החיוב מבוסס על פרויקט או לפי שעה
  • יש לכלול בחשבונית כתובת למשלוח חשבון. במידת הצורך,יש לכלול בחשבונית גם הוראות ל״רשום צ׳ק לפקודת" שם הגורם המועדף.
  • מספר חשבונית
  • מספר הזמנת רכש/מספר פק"ע
  • תנאי תשלום
  • תאריך פירעון
  • משפט הערכה ותודה עבור העבודה עמכם
  • תיעוד מסייע, כמו תעודת משלוח או גיליון שעות עבודה מאושרים. הדבר משתנה מלקוח ללקוח, ויש לשאול מה דרישות הלקוח לפני תחילת העבודה.

 

עריכת שינויים פשוטים בתבנית החשבונית יכולה לגרום לשיפור ניכר במהירות הגביה, אבל יש לזכור דבר קריטי אחד: גם אם תכין את החשבונית המושלמת, בעיות אחרות, שקל למנוע אותן, תוכלנה לגרום לאיחור בתשלום. כמה מהדברים שיש להיזהר מהם:

  • עיכוב בהכנה ומשלוח החשבונית
  • אי שליחת תזכורת לתשלום כאשר תאריך פרעון מתקרב
  • משלוח חשבונית עם מידע חסר או לא מעודכן
  • משלוח החשבונית לחברת הלקוח לא לידי איש קשר ספציפי
  • ועוד גורמים נוספים

 

רבות מהבעיות הנ״ל נגרמות מאחר ולחברות אין משאב ייעודי לטיפול בגביה, דבר הדורש זמן רב לנהל את התהליך מייגע. הדבר מתפתח לבעיה כיון שלמרות שאלו מטלות מייגעות, הן קריטיות לגביה מהירה מלקוחות. עסקים צריכים לשקול שימוש בתוכנת ניהול גביה ייעודית מערכת לניהול גביה לצד מערכת הנה"ח ותוכנת ה-ERP שלהם כדי להבטיח שהחשבוניות שלהם לא רק שייראו מקצועיות יותר, אלא שגם שאר הבעיות הניתנות להימנע באמצעות מחשוב התהליך – יקבלו מענה ופתרון.

 

* להסבר רחב יותר בנושא בחירת מערכות גביה והתאמתם לצורכי הארגון וצורכי השעה, צוות המומחים של Anytime Collect Israel  ישמח לייעץ לך. לתאום פגישה ללא התחייבות לחץ כאן

הוספת תגובה