Anytime Collect מנהלת תהליך ממוחשב הנותן לכם שליטה על גביית הכספים ולקבל את התשלום מהר יותר.
יתרונות מרכזיים  של המערכת:

  • הצגה אוטומטית של חשבוניות
  • הפחתה במחיקה של חובות קשים לגביה
  • הפחתה בהוצאות תפעול
  • קבלת כספים מהירה יותר
  • שיפור בתזרים מזומנים
  • אוטומציה וניהול תהליכים
  • ROI – החזר השקעה מהיר מאוד ( בתוך כמה חודשים)

להלן סקירה על כמה מהיתרונות הרבים של יישום תוכנה אשר תוכננה באופן ממוקד לניהול הגביה שלך:

מסקר שוק שנערך בישראל נמצא כי חברות מקבלות תשלום בתוך 124 יום, כאשר ממוצע תנאי תשלום הינו 99 ימים. שיפור של 20% משמעו כי תקבל תשלום 25 ימים מוקדם יותר. אלו 25 ימים שבהם הכסף שלך זמין עבורך לצורך השקעה בעסק. כמה חברות חוו שיפור גדול אף יותר מזה. אחד מלקוחות Anytime Collect הצליח לשפר את מהירות קבלת התשלום ב 40% בתוך שנה אחת. הם הקטינו את ה DSO-ממוצע ימי אשראי הלקוחות שלהם מ – 67 ל – 40 בלבד, תוך מיסוד תהליך והקפדה עליו, המשמעות הייתה קיצור של כמעט חודש שלם.

מנתונים שהתקבלו מחברות אמריקאיות שהחלו להשתמש במערכות לניהול גביה (Credit & Collections Management), אנו למדים שהן ראו:

  • ירידה של כ 10-20 אחוז בימי האשראי הממוצעים (DSO)
  • ירידה של כ 25 אחוז במספר חשבוניות שבפיגור
  • ירידה של כ 15-25 אחוז בסכומי ההפרשה לחובות אבודים

החזר השקעה (ROI) בתוך כמה חודשים

Anytime Collect מאפשרת לצוות הגביה שלך לעקוב אחר תקבולים צפויים בנוסף למתן תחזית מזומנים סטטיסטית. עליך רק לתעד את תאריך וסכום התשלום כאשר לקוחות מיידעים אותך כי הם עומדים לשלוח המחאה  ותזמן מעקב על מנת להבטיח כי התקבול אכן התקבל. אתה יכול להשתמש במאפיין התקבולים הצפויים על מנת לאמת את תחזית המזומנים הסטטיסטית שלך, ולאפשר ניהול תזרים מזומנים מדויק יותר.

Anytime Collect מאפשרת לך ליצור תהליך עבודה (workflow) על מנת ליצור פעילויות אוטומטיות, אשר יופעלו כאשר חשבוניות נמצאות בפיגור, כך שכל החשבוניות מטופלות בזמן שאתה הגדרת כפעילות מתועדפת. המערכת תתריע על מחלוקות מהר יותר ותפרוש בפניך את כל  המידע הדרוש לך. אתה יכול לבדוק את המחלוקת, לתקן או  להעביר לטיפולו של גורם בכיר יותר. באופן הזה יתקבל  התשלום מהר יותר.

מה קורה כאשר אתה מגיע למצב של תזרים מזומנים שלילי? אינך יכול לעמוד בתשלום משכורות, אינך יכול לשלם לספקים, ואתה נאלץ להגדיל את מסגרת האשראי וליצור עלויות מימון בריבית גבוה. חברות המשתמשות במערכות כגון Anytime Collect מקבלות תשלום 20% מהר יותר בממוצע. מה משמעות הדבר עבור השורה התחתונה שלך? עבור כל 10 מיליון ₪ של מחזור, אתה צובר כ 10,000 ₪ בעלויות מימון (על פי שיעור ריבית של 6%). קבלת תשלום 20% מהר יותר מפחיתה כ 20,000 ₪ מעלויות המימון שלך מדי שנה.

Anytime Collect מספקת לך תמונת מצב מלאה על כלל תהליך הגביה שלך, כך שאתה יכול להבין כיצד שיפור ניהול קווי אשראי יוכל להשפיע על מכירות עתידיות. כל חברה מגדירה את רמת הסיכון שהיא מוכנה לקחת על לקוחותיה. אי ניצול קווי אשראי מייצג הזדמנויות לגידול המחזור. זהה את הלקוחות בעלי הסיכון הנמוך והצע להם לרכוש יותר מוצרים ושירותים. שקול מתן מחירים נמוכים יותר ותמריצים על מנת למקסם מכירות ולזכות בנתח פעילויות גדול יותר מהמתחרים שלך.

 

האם לווית אי פעם כסף לצורך השקעה? האם הבחנת כי הבנק סוקר את סעיף הלקוחות שלך על מנת לקבוע כמה להלוות לך ובאיזה שיעור ריבית? חברות המשתמשות ב Anytime Collect זוכות בתהליך גביה בריא יותר, ומצליחות לגייס יותר כסף בשיעור ריבית נמוך יותר, תוך חסכון אדיר במהלך תקופת ההלוואה.

 

מחקרים רבים מציגים כי חברות מפרישות סכומים גדולים כל שנה על יתרת הלקוחות שלהם לטובת חובות אבודים. הניסיון שלנו בעבודה עם חברות מסדרי גודל שונים ובמגזרים עסקיים שונים מוכיחים כי מספר זה נמוך יותר עבור חברות גדולות, ועשוי להיות גבוה יותר משמעותית עבור חברות קטנות יותר, אשר אינן מיישמות מערכת אשר תוכל לסייע להן בניהול החייבים שלהן באופן נכון.

חברות המיישמות מערכות כגון Anytime Collect מקטינות את החובות האבודים שלהן ב 15-25 אחוזיםמאחר והן מזהות ופותרות מחלוקות (Disputes) מוקדם יותר, ומונעות מהם להיגרר עד השלב שבו החובות אינם ניתנים כבר לגביה. תצליחו לגבות רק כ 74% מהחשבוניות אשר בפיגור של שלושה חודשים; 30% מהחשבוניות אשר בפיגור של שישה חודשים; ורק 10% מהחשבוניות אשר בפיגור של 12 חודשים או יותר. אם נמחיש נתונים אלה פיננסית, . חברות הפועלות על מרווחי רווחיות מצומצמים ייאלצו להגדיל מכירות באופן דרמטי על מנת לכסות על הפסד בהיקף כזה.

יש לך חשבונות שעליך לשלם. במידה ואינך מקבל תשלום בזמן, בסופו של דבר תיקלע למצב של "יובש", אשר במסגרתו תהיה חייב לשלם סכומים גבוהים יותר מאלה שאתה מקבל. על ידי התמקדות בלקוחות שלך, שימוש בשיטות עבודה מומלצות (Best Practices), שליחת תזכורות תשלום ללקוחות, זיהוי חשבוניות מוקדם יותר בתהליך, ומתן כלים ללקוחות לשלם בקלות רבה יותר – תקבל תמונה בהירה יותר של מצב המזומנים שלך. Anytime Collect כוללת תחזית מזומנים סטטיסטית המבוססת על היסטוריית התשלומים של הלקוחות שלך, כך שאתה יודע אילו סכומים אתה צפוי לקבל בשבוע הבא ועד 35 הימים הבאים.

הבנת מצב המזומנים שלך הינו גורם מפתח לצורך ניהול הון חוזר (working capital). על ידי ניהול אפקטיבי של הון חוזר, תוכל להשיג את התובנות הדרושות לך על מנת לקבל החלטות השקעה אסטרטגיות כגון רכישת ציוד, העסקת עובדים חדשים, הרחבת מבנים ופעילויות השקעה אחרות לטובת הרחבת העסק שלך.

כמה זמן מבוזבז בניסיון לתכנן למי להתקשר, מתי ומדוע, וכמה זמן לוקח לך להשיג את המידע הדרוש לך על מנת לפתור בעיות, כך שתוכל לקבל תשלום? התשובה – ה ר ב ה יותר זמן ממה שאתה חושב.

על פי Paystream Advisor, חברות המשתמשות במערכת כגון Anytime Collect מקטינות את משך הזמן המושקע בתעדוף והכנה לשיחות מ – 15% ל – 6%. בנוסף, הן מקטינות את משך הזמן המושקע בניהול מחלוקות (Disputes)  מ – 40% ל – 13%.

חיסכון בזמן זה מאפשר להן להגדיל את משך הזמן שהן משקיעות בשיחה עם הלקוחות בנושאי התשלום מ – 20% ל – 62%, עובדה שמשמעה כי תוכל לשוחח עם פי 3 יותר לקוחות, באמצעות שימוש במערכת אשר תסייע לך להיות מאורגן, ולהטמיע אוטומציה בפעילויות שגרתיות אשר לא יצריכו את תשומת ליבך.

 הגברת יעילות הגביה

Anytime Collect מפשטת עבורך את התקשורת עם הלקוחות. מתוך מסך יחיד תוכל לסקור את מידע החשבון, ליצור הודעות דוא"ל, לתייג חשבוניות, ליצור מיזוג מסמכי דואר, ולתעד שיחות טלפון.  והטוב מכולם, כל תקשורת מאוחסנת לצורך סקירה וניתוח עתידי. חסוך בזמן ושרת טוב יותר את לקוחותיך באמצעות כלי תקשורת משופרים המשולבים ב Anytime Collect.

מרבית הלקוחות מעוניינים לשלם לך בזמן, לעתים קרובות, האחריות על תשלום מאוחר היא של  העסק עצמו. בין אם לא שלחת את החשבונית מספיק מוקדם על מנת שהלקוחות יוכלו לבצע תשלום בזמן, או שקיימת בעיה עם החשבונית, והם לא ישלמו עד שהבעיה תתוקן. מהי ההשפעה של נושאים אלה, הניתנים למניעה, על שביעות רצון הלקוחות שלך? משמעותית. הסטטיסטיקות מצביעות על כך שכ-  50% מכל הבעיות הקשורות לחשבוניות, קשורות למידע שגוי או לא שלם לגבי הזמנת הרכש הכלול בחשבוניות שלך – בעיה שניתנת במידה רבה למניעה. בנוסף, חשוב עד כמה הלקוחות שלך יהיו מתוסכלים במידה ואתה תתקשר אליהם באופן מתמשך לגבי תשלום באיחור, כאשר זה היה באחריותך  לשלוח  את החשבונית בזמן, או שבאופן קבוע אינך כולל את מספר הזמנת הרכש שלהם בחשבונית.

מערכת הגביה Anytime Collect יכולה להפוך את שליחת החשבוניות ללקוחות שלך לאוטומטית, להתריע בפניך על בעיות בחשבוניות, כגון העדר מספר הזמנת רכש, ולספק את כל המידע הדרוש לך במיקום מרכזי אחד, כך שתוכל לשרת את לקוחותיך טוב יותר, לבזבז פחות מזמנם, ולשפר את מערכת היחסים איתם.  מערכת יחסים מבוססת אמון מאפשרת מצב של לקוחות מרוצים החוזרים  לרכוש יותר מוצרים ושירותים לאורך זמן. 

אנו בעידן הדיגיטלי. האם אתה עדיין שולח בדואר דו"ח מצב חשבון וחשבוניות, או שולח אותן באמצעות הפקס? Anytime Collect הינה יישום עסקי מתקדם המתוכנן להטמיע אוטומציה בכל פעילות אשר אינה מצריכה התערבות אנושית. מדוע לשלם למישהו על מנת להדפיס, לקבל ולמלא מעטפות כאשר קרוב לוודאי שתוכל להפוך תקשורת זו לאוטומטית עבור מרבית, אם לא כל, הלקוחות שלך. בנוסף, תוכל לחסוך בנייר, טונר, מעטפות, ביול וזמן אבוד המושקע בתהליך מיושן זה.

כאשר מפיץ או יצרן מבצע מכירה, הם יוצרים עלויות קשיחות עבור המלאי וכח האדם הדרוש לצורך מילוי ההזמנה. כאשר ארגון הנותן שירות משיג אישור עבור פרויקט חדש, הוא מקצה משאבים יקרים על מנת לספק את השירות. המפתח לעסק מצליח הינו היכולת לקבל תשלום מוקדם ככל האפשר על מוצרים ושירותים שהוא מספק. אתה מסתמך על מערכת הנהלת החשבונות שלך על מנת ליצור הזמנת מכירה וחשבונית, אך אז, Anytime Collect לוקחת פיקוד. חשבוניות ניתנות למשלוח אוטומטי ללקוחות ביום שהן נוצרות, ופורטל הלקוחות המובנה יחד עם אפשרות תשלום מקוון של חשבוניות מאפשרים ללקוחות שלך לשלם באמצעות כרטיס אשראי או העברה בנקאית, ומספקים להם את היכולת לשלם לך מוקדם יותר.

כמה אשראי עליך לאשר ללקוחות? מהו הסיכון שהם לא ישלמו? כל חברה המעמידה אשראי ללקוחותיה לוקחת על עצמה סיכון מחושב של קבלת התשלום בזמן. אך זהו אופי העולם העסקי כיום – לקוחות מצפים לקבל תנאי אשראי  ומתחרים נותנים אשראי, כך שכולם חייבים לעשות זאת. אך ישנן דרכים להקטין את הסיכונים שלך.

אתה יכול להסתמך על מידע המתקבל מלשכות מידע חיצוניות, אשר יסייע לך לקבל החלטות לגבי לקוחות חדשים, ואתה יכול לבקר את מערכת היחסים עם הלקוחות הקיימים שלך עבור לקוחות ההופכים לאורך זמן כחשבונות ברמת סיכון אשראי גבוהה יותר. Anytime Collect מאפשרת לך לאחסן דוחות אשראי מלשכות מידע חיצוניות, לשלוח טפסי בקשת אשראי ללקוחות ולתייק אותם בצירוף לתיעוד בחשבון הלקוח, ליצור נוסחאות דירוג אשראי משלך, לסווג לקוחות על פי צבעים ורמת סיכון, ולהגדיר התרעות על מנת ליידע אותך על לקוחות המפרים הבטחות באופן חריג, או לקוחות המשלמים את חשבונותיהם מאוחר יותר.

הבינה עסקיתאם אתה יעיל בפעילויות הגביה שלך? האם המצב משתפר? או האם מתעוררות בעיות חדשות? ללא מערכת כגון Anytime Collect קרוב לוודאי שאינך יודע מה בדיוק קורה, מדוע, או איך לתקן נושאים מהותיים. הדשבורד  (Dashboard) של Anytime Collect מספק לך מידע לגבי מגמות ימי איחור, מידע מעודכן לגבי ממוצע ימי אשראי לקוחות (DSO) ומספק תקציר לפעילויות של נציגי הגביה.

 

בין אם אתה מחליף עובד קיים בצוות הגביה שלך או מרחיב את הצוות שלך בעזרת עובדים חדשים – הכשרה עשויה להיות תהליך מתסכל. עליך ללמד עובדים חדשים כיצד לבצע את עבודתם באופן התואם את מטרות החברה שלך. איך עליך לעשות זאת כאשר אתה משתמש בגיליונות אלקטרוניים ודוחות גיול חובות? Anytime Collect מאפשרת לך להגדיר את תהליך הגביה, לרבות תהליכים מובנים או הוראות לביצוע צעד – צעד לגבי אופן ניהול מחלוקות מסוגים שונים, או תסריטי שיחה עבור עובדים חדשים, כך שהם יוכלו לדעת מה לומר בכל שיחה. בנוסף, Anytime Collect כוללת מרכז תמיכת לקוחות מובנה, אשר בו לקוחות חדשים יכולים לצפות בסרטוני וידאו אשר ידריכו אותם כיצד להשתמש בתוכנה, לקרוא מאמרים על נוהגים מקצועיים לרבות אסטרטגיות לפתרון מהיר של בעיות, ולהיות מקושרים לאנשי מקצוע בתחום הגביה בפורום המקוון של קהילת הלקוחות.

כמה זמן אתה מבזבז על איתור וגישה למידע הנמצא במערכות נפרדות? אתה מקבל מידע לגבי חשבוניות ממערכת הנהלת החשבונות או ה -ERP  שלך, שומר על פרטי קשר במערכת ה CRM שלך, שולח הודעות דואל באמצעות Microsoft Exchange, ואתה שומר את כל ההערות במחברת או משורבטות על דוח גיול מוכתם בקפה. ומה קורה כאשר אתה צריך להסלים נושאים לאדם אחר או לרכז את הודעות הדואל והטלפון ליצירת דוח לחברת גביה חיצונית או לצורך נקיטת פעולה משפטית?

שימוש במערכת כגון Anytime Collect מרכזת את כל המידע במקום אחד. במסך אחד נגיש תקבל גישה מידית לחשבוניות, מחלוקות, תיעוד שיחות, דוא"ל נכנס ויוצא והבטחות תשלום מופרות.  מידע זה יאפשר לך לעקוב אחר הלקוח כאשר המצב מסלים או מועבר לגורם חיצוני.

אין כל ספק כי חברות המשתמשות במערכת לניהול גביה, נאלצות להתמודד עם כמות נמוכה משמעותית של בעיות גביה המצריכות צעדים משפטיים. תוכל לפתור בעיות מוקדם יותר, ולמנוע לחלוטין היווצרות של בעיות שונות. תוכל לקבל החלטות מושכלות יותר בתחום הגביה, והלקוחות שלך יהיו מרוצים יותר. במקרים בהם תיאלץ לפנות לצעדים משפטיים, תהיה מצויד בכל המידע מתועד בחשבון הלקוח הנדרש  לתמוך בתיק משפטי.

תהליך הביקורת הופך לפשוט מאי פעם בעזרת Anytime Collect. כל התקשורת עם הלקוחות מאוחסנת ומאורגנת במקום אחד, כולל יכולות חיפוש מובנות, המאפשרות לך למצוא את הנתונים הדרושים לך ואת כל המידע הקשור על מנת להבין מה קרה ומדוע. Anytime Collect הינה פתרון אידיאלי המסייע לך לנהל את התחומים הכפופים לרגולציה.

Anytime Collect יוצרת עבורך שקט נפשי, כי אתה מנהל את התזרים שלך באפקטיביות. טובת תרגיש  בטוח  יותר כאשר אתה יודע כי בכל שינוי שתבצע בעסק, ניהול הגביה שלך ישמר מעודכן במלואו. תוכל לעמוד טוב יותר בזמנים כלכליים קשים, להגדיל את התחרותיות שלך, ולטפל בכל נושא המתעורר בתעשייה שלך, בשוק שלך, ובעסק שלך טוב יותר.