Anytime Collect מעבירה את ניהול הגביה שלך למצב של טייס אוטומטי בעזרת תהליך עבודה מובנה (workflow), המסייע לעסק שלך לזהות למי להתקשר, מתי ומדוע  והופכת את כל המידע הדרוש לך לזמין מיידית על מנת לפתור מחלוקות ובפשטות – לקבל תשלום מהר יותר. מערכת ניהול מסמכים אינטגרטיבית יחד עם  תהליכי אוטומציה, מאפשרות לך לתקשר באפקטיביות עם לקוחות, ולתעד את הפעולות שלך, תוך אפשרות למדידת התוצאות.

תעדוף כל משימות הגביה היומיות כדי לדעת למי להתקשר, מתי ומדוע.רשימת תעדוף פעולות

פעולות נוצרות במערכת בהתבסס על כללים ברמת חשבון הלקוח או החשבונית, על מנת להתריע לכל משתמש במערכת על רשימת המשימות לביצוע, המאורגנת לפי סדר עדיפויות.

Anytime Collect מיידעת אותך למי להתקשר, מה לשלוח בדוא"ל ואילו חשבוניות הן הגורם לבעיה, והכל במערכת אחת, כך שאתה יכול לצפות במהירות בפרטי החשבון ואנשי הקשר, היסטוריית תקשורת, תשלומים אחרונים, ופרטי החשבונית בלחיצות עכבר ספורות בלבד.

חברת Paystream Advisors בארה"ב (ארגון המתמחה במחקר וייעוץ בהקטנת סיכונים עסקיים הקשורים בטכנולוגיות לאוטומציה והפך לאחד הגורמים המובילים כמקור ידע למומחים לניהול התהליך order to cash) דיווחה לאחרונה כי חברות אשר מטמיעות אוטומציה בתהליך האשראי והגביה שלהן משקיעות 300% יותר זמן בפניה ללקוחות לתשלום החשבונות לעומת חברות המשתמשות בתהליכים ידניים מאחר והן מקטינות משמעותית את הזמן המבוזבז בהכנה לשיחות.

ריכוז ותיעוד אוטומטי של כל התקשורת עם הלקוח על מסך אחד נגיש בלחיצת כפתור

Anytime Collect מרכזת במסך אחד את כל התקשורת עם הלקוח: שיחות טלפון שבוצעו, תשלומים צפויים, תיעוד מחלוקות (disputes), דוא"ל ועוד. המערכת מחוברת למערכת הדואר האלקטרוני של העסק וכך כל הודעה המתקבלת מהלקוח מאוחזרת ונשמרת בתיק הלקוח. המידע מרוכז במסך אחד ידידותי כך שהמשתמש יוכל להבין בקלות מה עליו לעשות. תבניות דואר מוכנות לשליחה, צירוף של העתקי חשבוניות ומסמכים לדוא"ל, תסריטי שיחה (Call Scripts) והמידע הזמין והנגיש, מייעלים ומקצרים זמן רב של איסוף והכנה לשיחת הגביה.

ניהול התקשורת מול הלקוח

Anytime Collect מנהלת באופן אוטומטי את תהליכי הגביה. המשמעות היא 300% יותר זמן פנוי לתקשורת עם הלקוחות בנוגע לתשלום החשבונות ומתן שירות, לעומת חברות המשתמשות בתהליכים ידניים וללא אוטומציה.

שימוש במערכת  Anytime Collect  דומה להעסקת מומחה גביה במשרה חלקית, אשר תמיד מבצע את הנאמר לו, בדיוק בזמן ובאופן שהונחה לבצע.

Anytime Collect מאפשרת לך להגדיר פעולות ומשימות לנציגי הגביה באופן אוטומטי בנושאים רבים כגון: עדכון פרטים לאחר קבלת התשלום מהלקוח; העברת משימות גביה לטיפול לגורם ניהולי בכיר יותר, כאשר מדובר ביתרות גבוהות לתשלום שזמן פירעונן חלף או להאריך את משך התשלום; מעקב אחר מחלוקות (disputes); שליחה אוטומטית של מכתבים מתוזמנים מראש. באמצעות מערכת Anytime Collect ניתן  להגדיר שליחת מכתב תזכורת ידידותי באופן אוטומטי מספר ימים לפני מועד התשלום של החשבונית בצירוף העתק החשבונית ועוד.

התהליכים האוטומטיים (workflow) מוגדרים על ידי הארגון בהתאם לסוג הלקוחות, והגדרת סיווגי האשראי (credit class) הניתן להם ונהלי הגביה המותאמים לכל קבוצת לקוחות בהתאמה לרמת השרות ללקוחות פרימיום.תהליכי גביה אוטומטיים

Anytime Collect מאפשרת לך לעמוד בחזית הטכנולוגיה וברמת שירות ללא תחרות ונותנת ללקוחות שלך אפשרות לניהול החשבוניות שלהם בעצמם על ידי גישה לפורטל לקוחות (Customer Portal).

המערכת מאפשרת לשלוח ללקוחות קישור באמצעות דוא"ל המספק להם גישה מידית לפורטל הלקוחות, אשר בו הם יכולים לצפות במצב החשבון שלהם, להוריד עותקים של חשבוניות, לשלוח הודעות לנציג הגביה עם שאלות הבהרה בקשר לחשבוניות שלהם ולצפות במסמכים חיצוניים הקשורים לחשבון שלהם, או מסמכים תומכים בחשבוניות. השירות העצמי על ידי הלקוחות משחרר את נציגי הגביה מעומס, כך שהם יכולים להתמקד בלקוחות הדורשים תשומת לב אישית רבה יותר, בעוד שירות הלקוחות, שביעות הרצון ושימור הלקוחות משתפרים.

פורטל שירות עצמי ללקוחות

כל פרטי האשראי עם הלקוח

שלח טפסי בקשת אשראי עסקי ללקוחות קיימים וחדשים, ואחסן את כל המידע והמסמכים הקשורים לאשראי בתיקיות מרכזיות, המקושרות לתיק הלקוח.

אתה יכול גם להגדיר את תדירות ביצוע בדיקת אשראי לקוחות בעזרת התראות אוטומטיות, כאשר הגיע המועד המתוכנן לבחינת היקף האשראי של לקוחות.

ניהול אשראי הלקוח עוקב אחר מדדי אשראי עסקיים למול כל שלושה מוסדות אשראי נבחרים, ומחשב מדדי אשראי טיפוסיים, תוך שימוש במידע פנימי הנמצא ברשותך לגבי לקוחות. הגדר צבעי התראה שונים על מנת לזהות במהירות חשבונות הנמצאים בסיכון.

ניהול אשראי לקוחות

Anytime Collect מזהה בעיות גביה כבר בתחילתן ומתריעה על כך בהתאם להגדרות ונהלים שהארגון מגדיר כמצבים בעייתיים. קיימת אפשרות למיפוי ולמידת דפוסים חוזרים ומצבים בעייתיים העלולים להביא למחלוקות (Disputes). ניתן להגדיר קוד סיבה למחלוקות ואי תשלום, לביצוע הפקת לקחים ולמידה.

מחקרים העוסקים בגביית כספים מראים כי מרבית המחלוקות הקשורות לחשבוניות יכולות להימנע על ידי הבטחה כי המידע הנדרש לצורך תשלום מסופק ללקוח. כמחצית מהחשבוניות שבמחלוקת קשורות לחשבוניות אשר אינן כוללות את מספר הזמנת הרכש של הלקוח. מנוע הכללים של Anytime Collect יכול להיות מוגדר כך שיבקר את המידע הכלול בחשבונית על מנת להתריע לנציגי הגביה כאשר נראה כי קיימות בעיות בחשבונית, כגון העדר מספר הזמנת רכש.

ניתן להפיק דוחות לצורך ניתוח מחלוקות על פי קוד סיבה לצורך ניתוח סיבות הבסיס, ולזהות בעיות פנימיות או חיצוניות אשר יש לפתור על מנת למנוע את חזרתן. בנוסף, נציגי הגביה יכולים לנהל את כל התקשורת, המסמכים והתיקים הקשורים למחלוקת.

אתה יכול אף להגדיר תהליכים פנימיים לטיפול בסוגים מסוימים של מחלוקות, עם העברת הנושאים למנהלים או למשתמשים אחרים על פי קוד סיבת המחלוקת, למשל מחלוקות בנוגע למשלוח או אספקה יכולים להפעיל התראה למנהל המחסן, או מחלוקות הקשורות לתעריפי החיוב יכולים להישלח למנהלי הפרויקט או מנהלי תיק הלקוח.

ניהול מחלוקות

Anytime Collect מאפשרת למשתמשים להפוך את תהליך משלוח הדואר האלקטרוני ללקוחות לאוטומטי בהתבסס על כללים מוגדרים ותבניות דוא"ל מוגדרות מראש ומותאמות לסוגי לקוחות או כל חלוקה אחרת שהארגון מגדיר.

הודעות דוא"ל נוצרות במערכת Anytime Collect, אך נשלחות דרך מערכת הדוא"ל שלך. תגובות נכנסות מלקוחות מאוחזרות אוטומטית לתוך התוכנה ומתויגות לתוך נושא הגביה המקורי, כך שמתקבלת תמונה שלמה של כל התקשורת הנכנסת והיוצאת עם הלקוח במקום אחד והיא נותרת זמינה כאשר נושאים נדרשים לעבור לטיפול של משתמשים אחרים, או כאשר החשבונות מועברים לטיפול של גורמים אחרים.

הודעות דוא"ל בנושאי וגביה  יכולות גם לכלול מיזוג מסמכי דואר (mail merge) כגון דוחות, דוחות לגבי חשבוניות פתוחות, מכתבי גביה או דרישת תשלום והודעות קודמות. הכול בהתאם לכללים ונהלים מוגדרים מראש.

הודעות דוא"ל המתקבלות מהלקוח מתועדות באופן ברור ונוח כדוא"ל שעדיין לא נקרא ברשימת המשימות לביצוע של המשתמש.

אינטגרציה למערכות דואר אלקטרוני

דואר אלקטרוני הנוצר במערכת Anytime Collect, נשלח דרך שרת הדואר שלכם, בין אם הוא בהתקנה מקומית או בענן. מענה חוזר מהלקוחות נקלט במערכת ונשמר במערכת עם שיוך  לתיק  הלקוח, על מנת לאפשר לכם לעקוב אחר כל ההתכתבות שלכם עם הלקוח.

שירותי דואר אלקטרוני בענן

Anytime Collect מתממשקת עם כל שירותי הדואר בענן, כגון Outlook.com, Gmail ואחרים.

שרת דואר מקומי

חברות המעדיפות לחבר את Anytime Collect לשרת הדואר המקומי שלהן (במשרד) כגון Microsoft Exchange  או IBM Lotus, יכולות לעשות זאת. התהליך דורש הגדרות נוספות על מנת להבטיח גישה של המערכת למאגר המידע שבתחום שלכם.

אינטגרציה לדואר אלקטרוני

Anytime Collect מאפשרת ללקוחות לבצע תשלומים באופן מקוון באמצעות כרטיס אשראי או העברה בנקאית. תשלומים מקוונים מעובדים מחוץ למערכת Anytime Collect, תוך קישור לספק שירותי גביה מורשה ומוסמך PCI. התראות המערכת מיידעות משתמשים כאשר בוצעו תשלומים במערכת Anytime Collect ולא תועדו או הועברו למערכת ה ERP או מערכת הנהלת החשבונות ודורשים את התייחסות הנציג.

תשלומים מקוונים

נהל את כל המסמכים הרלוונטיים במקום אחד, צרף ושלח אותם ללקוח או אפשר לו גישה מאובטחת לצפייה בהם

אישורי הזמנה ומסמכים המאשרים את המשלוח הנם נתונים חיוניים על מנת להצליח לקבל תשלום במועד. Anytime Collect מאפשרת לך לצרף עותקי PDF של חשבוניות מקוריות, התומכים בדרישת התשלום ולצרף כל מסמך נלווה רלוונטי. המערכת אף מאפשרת לבנות תבניות קבועות לשליחה בדואר אלקטרוני ותבניות דואר עם דוחות משולבים.

ניתן לאפשר ללקוחות צפייה במסמכים בצורה מקוונת בפורטל הלקוחות המאובטח, לצרפם להודעות דוא"ל או להעתיק קבצים מהודעות דוא"ל, אשר התקבלו מלקוחות.

ניהול מסמכים

Anytime Collect מנתחת את כל החשבוניות הפתוחות עבור כל הלקוחות, ומספקת תחזית סטטיסטית של תזרים מזומנים, החל מ 7 ועד 35 הימים הבאים.

מערכת Anytime Collect מספקת נתוני תחזית מזומנים בהתבסס על היסטוריית התשלומים של הלקוח, תוך שימוש בטווח ימי התשלום של כל החשבוניות הפתוחות.

נציגי הגביה יכולים להגדיר תשלומים צפויים בהתאם לסיכום עם הלקוח על מועד התשלום המדויק (Promise to Pay).

מאפיין תחזית תזרים המזומנים של Anytime Collect עוקב גם אחר תשלומים צפויים במקרים בהם הלקוח מתחייב  לשלם, אך מפר את הבטחתו, לרבות התראת פעולה אוטומטית הנשלחת לנציג הגביה האחראי לצורך מעקב אחר ההתחייבות המופרת.

תחזית מזומנים

Anytime Collect מאפשרת הפקת מידע משמעותי ועדכני מתוך מכלול הנתונים הכספיים של הארגון. המידע המתקבל מאפשר ליצר תחזיות, לאתר דפוסים וליצור דוחות ניהול והתראה בנוגע לכל הפעילות העסקית.

Anytime Collect כוללת דשבורד (Dashboard) למנהלים לצורך קבלת תמונה עדכנית של תזרים מזומנים והון חוזר, וכמו כן, סקירה מלאה על מצב הגביה העדכני ביותר בעסק.

הצגת דוחות מבוססי בינה עסקית  (Business Intelligence) מסייעת למנהלים לקבל החלטות אסטרטגיות על סמך ביצוע הגביה בחברה. לוח המחוונים של Anytime Collect מספק לך תמונת מצב מלאה על מצב הגביה שלך ומאפשר לך לבצע תהליכי התייעלות מידיים.

המערכת מאפשרת לך לבחון דוחות ניהוליים, דוחות משתמש והתראות דוא"ל. דוחות אלו מאפשרים לך לנתח נתונים כספיים, חשבונות, מחלוקות (Disputes), תשלומים צפויים וכל ההיבטים האחרים של הלקוחות שלך, כולל ניהול אשראי לקוחות ותהליך הגביה. מעקב אחר מדדי ביצוע מרכזיים וסקירה שבועית של דוחות תזרים המזומנים (Cash Flow), מראה לך כיצד תשיג יעילות מקסימלית בתהליכי הגביה והניהול.

הערך המוסף של מערכת  Anytime Collect אינו רק מה שאתה יכול לבצע באמצעותה, אלא התוצאות שתשיג באמצעות השימוש ביישום באופן אפקטיבי. רוב החברות המשתמשות במערכת מקבלות את התשלום שבעה עד תשעה ימים מהר יותר ומקטינות את מחיקת חובות  אבודים (Bad Debt Write-off)  שלהן בכ- 20% עם החזר על השקעה (ROI) בתוך חודשים ספורים.

בינה עסקית

Anytime Collect מתאימה לחברות קטנות המשתמשות במערכת הנהלת חשבונות בסיסית ברמת הזנת נתונים, או ארגונים גדולים וגלובליים (enterprise) המשתמשים במאפיינים מתקדמים יותר בגרסה הארגונית הרחבה של Anytime Collect, התומכת בצרכי ניהול תהליכי גביה בינלאומיים.

Anytime Collect מסוגלת לסנכרן נתונים ממספר בסיסי נתונים של מערכת ERP ומקורות מידע אחרים ומספקת פתרון ניהול גביה מרכזי עם אינטראקציה בין פלטפורמות ERP שונות. המערכת תומכת גם בריבוי חברות ומערכות ERP שונות.

מערכת Anytime Collect תומכת במערכות פיננסיות רב מטבעיות ע"י זיהוי מטבע הבסיס (מטבע טרנסאקציה) לצורך גיול חובות במטבע המשויך ללקוח.

מידע המאוחסן בבסיסי נתונים בתצורת Unicode נתמך במערכת Anytime Collect ומאפשר לעסקים לנהל לקוחות גלובליים בעזרת מידע בשפות שונות. תקשורת, תבניות דוא"ל ודוחות  ניתנים ליצירה והגדרה בשפות שונות התומכות בדרישות רב-לשוניות עבור לקוחות גלובליים.

Anytime Collect הינה מערכת אידיאלית עבור חברות קטנות בעלות משתמש יחיד ועד ארגונים גלובליים מבוזרים באתרים רבים בעלי מאות משתמשים. ניתן להקצות לקוחות ספציפיים לפי נציג גביה בצירוף משימות לפי תיעדוף.

ניתן להגדיר משתמשים במערכת בצורה הירארכית לפי צוותים. משתמשים המוגדרים כמנהלי גביה יכולים לנהל  את הצוותים שלהם באמצעות ה-דשבורד (Dashboard), התראות ודוחות ייעודיים.

סוגי משתמשים

Anytime Collect היא מערכת המתחברת בפשטות למערכת הנהלת החשבונות שלכם. סנכרון אוטומטי בין המערכת למערכת הנה"ח שלכם יעתיק את החשבונות, אנשי הקשר, חשבוניות, תקבולים ועוד אל תוך מאגר המידע של המערכת. הסנכרון יכול לעבוד פעם בשבוע או בכל כמה דקות, ואפילו באופן ידני.

המערכת מתממשקת לרוב מערכות הנהלת החשבונות וה ERP הקיימות בארץ, וכן לשרתי האימייל המוכרים, בין אם בהתקנה מקומית (כגון Exchange) או בענן (כגון Google Apps).

Anytime Collect מספקת ממשק ישיר לכל מערכות ה ERP והנהלת החשבונות המוכרות בארץ.

סנכרון המידע בין מערכת הנה"ח והמערכות האחרות שלכם למערכת Anytime Collect מוגדר פעם אחת, ע"י ממשק ולאחר מכן פועל באופן אוטומטי על פי תזמון מוגדר.

לקוחות, אנשי קשר, חשבוניות, תקבולים, בקשות לתשלום ועוד, עוברים כולם למערכת Anytime Collect, ע"י סנכרון של המידע הכי עדכני במערכת ניהול הכספים שלכם.

Anytime Collect  יכולה להתממשק למערכת ERP אחת, או למספר מערכות שונות יחד. לדוגמא, אם בעסק שלכם מספר חברות שכל אחת מהן עובדת עם מערכת ERP או הנה"ח שונה, Anytime Collect יכולה להתממשק לכולן ובכך לאפשר לכם ליצור דוחות ולנהל את הגביה של כל החברות במקום אחד מרוכז.

Anytime Collect מתממשקת לשרת המסמכים שלכם, כדי לייבא העתקי PDF של חשבוניות מקור ומסמכים נלווים אשר יש צורך לצרפם לדואר האלקטרוני הנשלח ללקוח שלכם.

אפשרות מקובלת היא שימוש ב Anytime Docs המאפשרת הדפסה של קבוצת חשבוניות היוצרת קבצי PDF נפרדים עבור כל חשבונית, ומאחסנת כל עותק במקומו בתוך מערכת Anytime Collect.

אינטגרציה למערכות ליבה  אפשרית. צרו עמנו קשר עוד היום כדי לבחון את אפשרויות ההתממשקות שלכם.

ישנם מרכיבים ואפשרויות כה רבות ב Anytime Collect, אשר יכולים להפוך את תהליך הגביה שלך לפשוט יותר מאי פעם. כמה מהם כוללים:

  • תכנית תשלומים (payment plan)
  • שדות להגדרה על ידי משתמש
  • הגדרת צוותי גביה ושיוך לקוחות
  • דירוג עלות האשראי – עלות מימון
  • הצגת ימי אשראי הלקוחות (DSO)  או ימי איחור בממוצע  (Averages Days Delinquent)
  • יצוא ל Excel
  • הגדרות וברירות מחדל למסכי עבודה (screen variants)
  • חיפוש מהיר ללקוח
  • מחלוקות ובעיות גביה והסלמה  נושאים לדרגים בכירים
  • לוחות שנה למשתמשים
  • היסטוריית תקשורת
  • נהלים ותהליכי גביה
  • תסריטי שיחה (call scripts)
  • מגבלות על תדירות התקשרות
  • הגדרת קודי פעולה (actions עם זמן לטיפול ע"י נציג גביה)
  • שאילתות על פי משתמש או לקוח
  • תיעוד הערות ברמה של חשבון לקוח
  • תיעוד הערות ברמה של חשבונית
  • שליחת חשבוניות אוטומטית בדוא"ל ללקוח
  • קודי פעילות (activity codes) מוגדרים לפי נוהלי החברה
  • מחולל להגדרת כללי פעולה (action rules)
  • הגדרת סדר פעולות וסדרי עדיפות
  • קהילה ובסיס ידע מקוונים למשתמש
  • אפשרות לרכישה חד פעמית או רכישת מנוי (SaaS)
  • אפשרויות להתקנה על שרת חיצוני (ענן) או התקנה מקומית (שרתי הארגון)
  • תמיכת לקוח משולבת
  • אשף (wizard) הגדרה וקונפיגורציה
  • סגירה אוטומטית של נושאים שבוצעו
  • הקצאת נציגי מכירות לחשבונות
  • Single Sign Onבחלק ממערכות ה ERP