שלושה צעדים להפוך את החשבוניות בפיגור למזומן זמין…

זכית במכרז, ביצעת את המכירה, השירות בוצע, שלחת את החשבונית… ומה עכשיו?

אם אתה פועל כמו חברות רבות אחרות, אתה יושב ומחכה עד שהחשבונית תשולם, ומתקשר ללקוח רק כאשר עבר זמן הפירעון. בשלב זה, החשבונית הבעייתית כבר גרמה להאטה בתזרים המזומנים שלך והפכה לגורם סיכון. כל חשבונית מייצגת מזומנים וכל עסק זקוק לתזרים מזומנים בריא כדי לשגשג – אבל האצת תהליך הגביה אינו עניין כה קל.

להלן שלושה צעדים שאתה חייב לעשות כדי להפחית את מספר החשבוניות שזמן פירעונן עבר המחכות לטיפול על שולחנך, ולהפוך את החשבוניות הלא משולמות למזומנים שהן מייצגות:

1. מדיניות מבוססת לניהול תהליך הגביה

מדיניות ניהול גביה משמשת כמדריך בעל פילוסופיה מאורגנת ועקבית של מכירה באשראי. מטרת מסמך זה היא הגדרה בצורה ברורה של סטנדרטים בתהליך הגביה, מגבלות, תנאים, וכן הנחות או קנסות בגין תשלום מוקדם או מאוחר. דבר זה מאפשר לנציגי מכירות וגביה להתבסס בעבודתם על צעדים מתועדים ועל שיטות עבודה מומלצות, במטרה להקצות משאבים בצורה אופטימאלית, להפחית סיכונים ולהבטיח אחידות בטיפול בלקוחות.

המסמך יכול גם לעסוק בנהלים של איך ומתי יש להסלים את הטיפול בלקוח, כיצד לטפל במחלוקות, שימוש בסוכנות גביה חיצונית, ועוד, כדי ללמוד מהם המרכיבים החשובים בפיתוח מדיניות לניהול גביה ואשראי כדי שתצליח להביא לתוצאות.  (הקש כאן להורדת המדריך המלא לגביה אפקטיבית) 

2. גישה פרואקטיבית ליישום מערכת ניהול גביה

הדרך הטובה ביותר להימנע מצבירת חשבוניות שתאריך פירעונן פג, היא להבטיח שלא יהפכו לכאלו!

חברות רבות שולחות את החשבוניות ואז אינן מקדישות זמן לעקוב אחר התקדמות הטיפול בחשבונית או להתקשר ללקוח כדי להבטיח שהכל כשורה והתשלום אכן יתבצע. החברות מתקשרת ללקוח רק כאשר הן מגלות שעבר מועד התשלום ותזרים המזומנים מתחיל להתדלדל. דבר זה קורה משום שחברות רבות תלויות בתהליכים ידניים, מערכות דיווח מיושנות, ומערכות חשבונאיות למעקב אחר חשבוניות, אשר עשויות להיות גדולות מדי ולא יעילות בניהול התהליך ובמעקב אחר מידע.

כדי להפחית את מספר החשבוניות שעבר זמן פירעונן, עליך לזהות אותן לפני שהן מגיעות למצב זה ולהקדיש את מירב זמנך לשיחה עם לקוחות כדי לפתור מחלוקות, במקום לעדכן גיליונות אלקטרוניים ולחפש מידע הקבור בהודעות דואר אלקטרוני. בדו״ח של Paystream Advisors  בארה"ב (ארגון המתמחה במחקר וייעוץ המוקדש בהקטנת הסיכונים העסקיים הקשורים בטכנולוגיות המיועדות לאוטומציה, והפך לאחד הגורמים המובילים כמקור ידע למומחים לניהול גביה)  מצוין כי חברות המשתמשות בתוכנה לניהול גביה מקדישות 300% יותר זמן בתקשורת עם לקוחות לגבי תשלומים מאשר חברות המשתמשות בתהליכים ידניים ולא ממוחשבים, מאחר והן מצליחות להפחית בצורה דרסטית את זמן ההכנה לשיחות אלו. Anytime Collect מדריכה אותך אל מי להתקשר, מה לשלוח בדואר האלקטרוני, ואיזה חשבוניות משויכים למשימות, כך שתוכל לראות במהירות את החשבון ואת נתוני איש הקשר, היסטורית התקשורת ללקוח, תשלומים אחרונים ונתוני החשבונית – כל זאת רק באמצעות מספר הקשות על עכבר המחשב.

3. תוצאות מדידות

אינך יכול למדוד התקדמות ללא שתקבע קודם מהם מדדי הביצוע העיקריים של מערכת ניהול הגביה שלך. כמה ממדדים (KPI’s) נפוצים אלו הם:

  • ירידה ביחס ממוצע ימי מכירה לתשלום (ADP)
  • ירידה בממוצע חשבוניות שזמן פירעונם עבר
  • ירידה בחובות אבודים ובמחיקת חובות
  • הפחתה בממצע ימי אשראי לקוחות (DSO)

כאשר מדדים אלו מגיעים ליחס אופטימאלי, ישנן חברות הבוחרות לבדוק גם מדדים (KPI’s) מתקדמים יותר אשר דורשים פיתוח דוחות על לקוחות, שאילתות, או מידע ממערכת ניהול גביה. בין מדדים אלו נמצא:

  • הפחתה בעלות האשראי
  • שיפור תחזית מזומנים
  • ירידה בזמן העובר ממועד המכירה ועד למשלוח החשבונית
  • הפחתת מספר החשבוניות שיש לגביהן מחלוקות
  • הפחתה בזמן לישוב מחלוקות

מידע בסיסי על מדדים יכול להיגזר מהמערכת החשבונאית, אבל המידע יכול לעתים להיות קשה לאיסוף ולניתוח, מאחר והדבר דורש דוחות רבים וחישובים ידניים. יישום מערכת ניהול גביה מעניק יכולת אבחון עמוקה יותר של מידע על תהליך הגביה, כולל גישה מיידית לפריטי מידע בסיסיים ומתקדמים, כגון עלות אשראי ממוצע או דאשבורד מובנה למעקב אחר יעדים.

להסבר רחב יותר בנושא בחירת מערכות גביה והתאמתם לצורכי הארגון וצורכי השעה, צוות המומחים של Anytime Collect Israel  ישמח לייעץ לך. לתאום פגישה ללא התחייבות לחץ כאן .

הוספת תגובה