4 הסודות של ה- CFO לניהול התזרים

ניהול תזרים מזומנים הוא אחד ההיבטים החשובים ביותר של תפקיד מנהל הכספים (CFO), אך הוא רחוק מלהיות משימה קלה, במיוחד כאשר עוסקים בניהול גביה מלקוחות. אתה יכול לקבוע תנאי תשלום ולשלוח חשבוניות, אך ניהול התהליך אשר אחראי על קבלת התשלום בזמן הוא עניין אחר לגמרי. תזרים מזומנים הוא עניין עדין– אתה יודע מתי עליך לשלם הוצאות, אך אם לא משלמים לך בזמן ייתכן ולא יהיו ברשותך המזומנים הדרושים לתפקוד השוטף שלך. אם כך, מה עליך לעשות כדי לשפר את יעילות הגביה ולשלוט טוב יותר על תזרים מזומנים שלך? במאמר זה תמצא כמה מהאמצעים האפקטיביים ביותר לניהול גביה ומספר מקורות ידע נוספים אשר יעזרו לך למצוא את האיזון הנכון בין כניסת ויציאת מזומנים.

 

  1. זהה את הבעיות מוקדם ככל האפשר והשתדל להימנע מהן

הדרך הטובה ביותר להתמודד עם בעיה היא פשוט להימנע מלהיכנס אליה, נכון? כאשר מדובר בניהול גביה מלקוחות, אתה חייב להיות בררן בבחירת הלקוחות להם אתה מוכר באשראי, בקביעה מה גובה האשראי ומועדי התשלום שאתה מעניק להם. כאשר אתה מקפיד לפקח על נושאים אלו ובונה תהליכים עבור אנשי המכירות ונציגי הגביה שלך, תוכל לראות ירידה במספר החשבונות עם איחור בתשלום, במחלוקות וחובות  אבודים, זאת מאחר ואינך מעניק יותר אשראי ללקוחות שעלולים לגרום לבעיות כאלו. אבל שוב, זה קל יותר להגיד מאשר לעשות.

להלן שתי דרכים בהם תוכל להקדים את המאוחר ולהימנע מבעיות טרם היווצרן:

  • דרוש מלקוחות חדשים, שייתכן וירכשו באשראי, למלא שאלון בקשה לקבלת אשראי. כדאי גם שתבקש מלקוחות קבועים אשר מבקשים להגדיל או לשנות את תנאי התשלום שלהם למלא שאלון נוסף לפני שתיעתר לבקשותיהם.
  • תעד את המדיניות, הנהלים, התקנות והתהליכים עבור בדיקות כושר אשראי לקוחות (Credit Worthiness), קביעת הגבלת אשראי, תנאי התשלום, ניהול סיכוני האשראי והגביה, ואפשר גישה לכל אלו לכל העובדים שלך. מדיניות אשראי היא דרך מצוינת לוודא שהן מחלקת הגביה והן אנשי המכירות שלך מודעים לציפיות שלך, ומהם האמצעים בהם הם צריכים להשתמש כדי לעמוד בציפיות אלו.

מה הופך את תכנית האשראי שלך לאפקטיבית? ישנם גורמים רבים לכך, הורד את המדריך המלא לגביה אפקטיבית בשישה צעדים פשוטים המתאר שישה צעדים שקל לדבוק בהם, כדי להבטיח שתכנית האשראי שלך אכן עובדת ועוזרת לך להגשים את מטרותיך.

 

  1. בסס את תחזיות המזומנים שלך על התנהגות לקוחות

עבור מרבית מנהלי הכספים, תחזיות המבוססת על גביה הן מהמשימות הקשות ביותר שעומדות לפניהם, מאחר וקשה לצפות מתי אכן הלקוחות ישלמו לך. אתה יכול אמנם לדעת מתי הם צפויים לשלם, אבל אתה כבר יודע שלא כולם משלמים בזמן. קשה לצפות מה יעשה לקוח חדש, אבל ללקוחותיך הקבועים יש כבר דפוס תשלום. האם הם מקדימים לשלם בדרך כלל? משלמים בזמן? יום מאוחר יותר? שבוע מאוחר יותר? עוד יותר מאוחר? האם הם משלמים חשבוניות על סכומים קטנים בזמן, וחשבוניות על סכומים גדולים באיחור? החכמה היא לזהות זאת ולהשתמש בדפוס ההתנהגות הזה כדי לחזות בדיוק טוב יותר את תזרים מזומנים. אבל יש פה עוקץ: אם אינך משתמש בכלי הנכון, זה יהיה כמעט בלתי אפשרי, מאחר שלמערכת ה-ERP אין את היכולות שלהן אתה זקוק וגם גיליונות אלקטרוניים אינם גמישים ומתוחכמים מספיק כדי לעזור לך. עליך לשקול שימוש במערכת  לניהול תהליך גביה  בעלת יכולות חיזוי תזרים מזומנים ומבוססת סטטיסטיקה, המשקללת דפוסי התנהגות היסטוריים של הלקוחות שלך.

 

  1. השתמש בכלים לניהול מידע עסקי (BI) כדי לתת מענה לשאלות חשובות ולקבל החלטות בביטחון רב יותר.

ניטור, מדידה ושיפור יעילות הגביה הן דרכים מוכחות עבור חברות להגדיל את תזרים מזומנים, אולם רבות מהן לא הופכות אותן למשימות מועדפות. מדוע? משום שאיסוף וניתוח מידע הן משימות עתירות זמן עבור חברות המשתמשות במערכת ERP ובגיליונות אלקטרוניים כדי לנהל מידע בנושאי גביה. דאשבורד (Dashboard) לניהול גביה יכול לעזור לך לכמת במהירות את היעדים והמטרות העסקיות שלך.עם יכולת בדיקה בזמן אמת של חשבוניות שזמן פירעונן עבר, של ה – DSO (ממוצע ימי אשראי לקוחות), יחס מחזור לקוחות ועוד מדדים נוספים, וכאשר כל זאת בהישג ידך 24/7 – תוכל לעשות את ההחלטות שאתה צריך בביטחון רב יותר.

 

תגיד שלום לחישובים ידניים ועבור ל- Dashboard לניהול תהליך הגביה מלקוחות

 

  1. השתמש בדפוסי התנהגות תשלום היסטוריים של הלקוחות שלך כדי לזהות לקוחות הנמצאים בקשיים פיננסיים

לא זו בלבד ש BI יאפשר לך לעקוב אחר הביצועים של נציגי הגביה שלך ויעזור לך לזהות את החולשות והחוזקות שלך, הדבר גם יעזור לך לזהות לקוחות העלולים להיקלע לצרות כספיות, כפי שציינו בתחילת המאמר – זיהוי בעיות לפני שהן מתעוררות. באמצעות מעקב אחר דפוסי תשלומים של לקוחות אתה יכול לבצע התאמות להגבלת אשראי ותנאי התשלום שלהם עוד לפני שבעיות תזרים מזומנים של הלקוחות הופכות להיות הבעיות שלך. לדוגמא, אם לקוח שתמיד נהג לשלם בזמן מתחיל לשלם יותר ויותר מאוחר, יכול הדבר לסמן התפתחות בעיה פיננסית, ויתכן שתרצה לבצע התאמות בתנאי האשראי שלו. הצעד הבא הוא להבטיח שאתה מטפל בסיטואציה זו בצורה נכונה כך שתוכל לשמור על מערכת היחסים שלך עם הלקוח בעודך מגן על האינטרסים הכספיים שלך.

 

forbes_logo_main

 

המגזין המוביל בעולם בחדשות עסקיות ופיננסיות בחר במערכת Anytime Collect לניהול גביה מלקוחות כאחת מחמש הטכנולוגיות לשיפור תזרים המזומנים שאתם חייבים שתהיה לכם. הטכנולוגיה המהפכנית בארץ בגרסה עברית . לכתבה מלאה …

האם אתה זקוק לעוד עצות ושיטות מוכחות לשיפור הזרים?

להסבר רחב יותר בנושא בחירת מערכות ניהול הגביה ואשראי והתאמתן לצורכי הארגון וצורכי השעה, צוות המומחים של Anytime Collect Israel ישמח להפגש עמךלתאום פגישה להצגת המערכת לחץ כאן

 

הוספת תגובה