ארבע דרכים מהירות לזהות חוסר יעילות בתהליך הגביה

ניהול גביה מלקוחות איננו במוקד העשייה של חברות רבות, במיוחד בעסקים בינוניים אשר מעדיפים להשקיע את משאביהם המוגבלים בדברים אחרים.

בגלל חוסר ההתמקדות בגביה מלקוחות, חברות רבות סובלות מבעיות יעילות בניהול תהליך הגביה שלהן מבלי לדעת על כך כלל. אם תמשיך להניח לבעיות אלו לקרות מבלי להתערב, או אם בעיות אלו יישארו ללא תשומת לב ויתארכו וימשיכו להתקיים, אתה מסתכן בבעיות רציניות של תזרים מזומנים. בדיקה מדוקדקת וקבועה של מדדי הגביה  (מדדים קריטיים למדידת אפקטיביות של תהליך גביה מלקוחות) היא כמובן חשובה, אבל תוכל באמצעות כמה דרכים לבדוק במהירות אם יעילות הגביה שלך מביאה אותך לסיכון ובעיות פיננסיות.

DSO (ממוצע ימי אשראי לקוחות)

שיטה נפוצה להערכת רמת האפקטיביות של עסק בגבייה מלקוחותיו. מדד זה מודד את מספר הימים הממוצע שלוקח לחברה לגבות את מה שחייבים לשלם לה לאחר שהמכירה בוצעה ללקוח. מאחר ולמזומנים יש תפקיד מרכזי בביצועים ובצמיחת החברה, יש חשיבות רבה לידיעה עד כמה החברה יעילה ואפקטיבית בגביית הכספים המגיעים לה, כך שהיא תוכל להשקיע אותם מחדש בעסק. חישוב מדד זה הוא פשוט:

 DSO (ממוצע ימי אשראי לקוחות) = (יתרת לקוחות / סה"כ מכירות באשראי) x  מספר הימים בתקופה

בכל ענף תעשייתי יחס זה הוא שונה, כך שתצטרך לחקור ולהשוות בין מדד זה בחברתך ובין הממוצע בחברות אחרות בתעשייה שלך. כלל אצבע טוב הוא לשאוף לכך שה DSO  יסטה מתנאי התשלום שלך בלא יותר מחצי. לדוגמא, אם אתה נותן תנאי תשלום של שוטף פלוס 30 יום ומדד ממוצע ימי אשראי לקוחות שלך הוא 45, מצבך הוא טוב.

המטרה שלך היא להשיג יחס DSO קטן ככל האפשר, שיעיד על כך שצוות הגביה שלך הנו יעיל בגביית הכספים מהלקוחות. DSO גבוה מעיד על כך שלוקח לך זמן רב מדי לגבות את כספך, דבר שיכול להוביל לבעיות בתזרים המזומנים. מדד גבוה כזה יכול להיגרם עקב כמה סיבות, כמו חוסר ביוזמה או בהתמקדות בגביה, שיטות גביה לא יעילות, איטיות במשלוח חשבוניות, ועוד.

בעזרת המדריך המלא לגביה אפקטיבית בשישה צעדים פשוטים, שיסיע לך להגיע ליתרונות משמעותיים בעסק שלך, אתה יכול לגרום לשינוי דרסטי ב DSO שלך ולהתחיל לעשות שינויים קלים במכלול התהליכים שלך שיובילו לשיפורים גדולים.

תוכל לתאם עם מומחי הגביה של Anytime Collect שישמחו להפגש איתך ולחשב עבורך באמצעות מחשבון מיוחד את מדד ה DSO המדויק שלך.

לתאום פגישה לחץ כאן.

חשוב לזכור ש DSO  לא צריך לשמש כמדד של ״סוף טוב הכל טוב״ בבדיקת יעילות הגביה שלך. מדדים אחרים כמו מדד ימי פיגור בתשלום, מדד ה- ADD (מדד ממוצע ימי פיגור בתשלומים) וה-CEI (אינדקס יעילות גביה) צריכים גם כן להילקח בחשבון, כדי להשלים את התמונה המלאה של יעילות מערכת ניהול הגביה שלך.

יחס גבוה של טעויות בחשבונית

טעויות בחשבוניות הן בין הסיבות העיקריות לכך שחברות נאבקות לגבות חשבוניות במהירות ולסגור את מעגל המכירות. למעשה, מחקר של Credit Research Foundation  בארה"ב מצא ש 61% מהפיגורים בתשלום נבעו מבעיות ניהול ותיאום, כולל עיכוב במשלוח בחשבונית, משלוח חשבונית עם טעויות או עם פרטים חסרים, ועוד. התוצאה של שיטה מסורבלת זו להוצאת חשבוניות יוצרת מכשולים בתשלום ואינה מאפשרת ללקוחות מספיק זמן כדי לעמוד במסגרת הזמן לתשלום. כמה מהחשבוניות שלך משולמות בפיגור כתוצאה מטעויות כאלו?

לקוחות לא מרוצים

אם אתה מבחין שכמה מהלקוחות שלך אינם ממשיכים לעשות עסקים איתך, ייתכן והאשמה נעוצה בניהול הגביה אצלך. ניהול גביה הוא יותר מאשר פונקציה חשבונאית – זהו תפקיד שרות הלקוחות המניע מכירות חוזרות והפניית לקוחות. אם אתה רואה שלקוחות עוזבים אותך, אין זה משום שאתה מבקש מהם לשלם לך, אלא ייתכן כי אין הם אוהבים את הדרך בה אתה מנהל את הגביה שלך. ניהול גביה כושל מקשה על חייהם של הלקוחות שלך ועשוי להבריח אותם ממך. ככל שתקל על תהליך הגביה, כך יגברו הסיכויים של הלקוחות שלך להמשיך ולעבוד עם החברה שלך או להפנות לקוחות אחרים. האם קל לעבוד עם החברה שלך? הורד את המדריך הזה על מנת ללמוד כיצד לאפשר למחלקת הגביה שלך לעבוד בצורה מהירה ונוחה יותר עבור הלקוחות שלך.

עלות גבוהה עבור חשבונית

כאשר חברות בודקות את עלות הגביה שלהן, הן בדרך כלל בוחנות גורמים כמו הוצאות אדמיניסטרטיביות. רק לעתים נדירות הן מתייחסות לכוח האדם המשתתף בתהליך הגביה. זוהי בעיה גדולה בהתחשב בכך ש-90% מעלות החשבוניות נובעת מעלות כוח האדם הקשור לתהליך הגביה!

ניהול גביה היא משימה עתירת עבודה הדורשת צעדים רבים עבור כל חשבונית, כולל:

  • הכנת חשבונית
  • יישוב מחלוקת
  • עיבוד תקבולים
  • תיאום הזמנות לקוח
  • התאמת בנק
  • תיקון טעויות בנתונים
  • הפקדות בבנק
  • משלוח תזכורות לתשלום
  • מעקב שוטף אחר פיגורים בתשלומים
  • הכנסת נתוני הלקוח ועדכונם
  • הכנה והרצת דוחות
  • תזמון ויצירת סדר עדיפויות למשימות
  • וגורמים נוספים

מחקר של Aberdeen Group בארה"ב (ארגון המפרסם מחקרים ומסייע לעסקים ברחבי העולם לשפר את הביצועים) מצא כי אצל חברות שהשתמשו במערכת ניהול גביה בלבד ברמת אוטומציה נמוכה, עלויות הטיפול בחשבוניות היו נמוכות בהרבה מאשר אצל חברות שלא השתמשו כלל במחשוב.

הדו״ח מצא כי:

  • חברות ברמת מחשוב נמוכה מוציאות בממוצע כ- 9.38 $ לכל חשבונית
  • חברות אשר לא משתמשות כלל בכלים ממוחשבים לניהול גביה מוציאות בממוצע כ- 34.11 $ לכל חשבונית
  • חברות המשתמשות בכל יכולות האוטומציה של כלי ממוחשב לניהול גביה מוציאות בממוצע כ- 2.18 $ לכל חשבונית

סטטיסטיקות כאלו אכן פוקחות עיניים כדי לראות עד כמה עולה לך ניהול הגביה, וכי טכנולוגיה היא דרך מוכחת לעזור לך למחשב את התהליך, לקצץ בהוצאות ולשפר את היעילות הכוללת של ניהול הגביה שלך.

אם חלק או כל הנקודות שנסקרו לעיל גורמות אצלך להדלקת דגל אדום, ייתכן ותרצה להעריך מחדש את מדיניות האשראי והגביה שלך כדי לראות היכן אתה צריך להשתפר.

להסבר רחב יותר בנושא בחירת מערכות גביה והתאמתם לצורכי הארגון וצורכי השעה, צוות המומחים של

Anytime Collect Israel ישמח לייעץ לך.

לתאום פגישה ללא התחייבות לחץ כאן.

הוספת תגובה