5 דרכים בהן אתה מאט את תזרים המזומנים (מבלי אפילו לדעת)

חברות רבות חוות קשיים בניהול הגביה מהלקוחות, במיוחד חברות קטנות ועסקים בינוניים שאין להם כ"א ומשאבים כמו לחברות הגדולות. מדוע יש לך בעיות של תזרים כתוצאה מגביה לקויה מלקוחות? תרצה אולי להאשים את הלקוחות שלך או את העובדה שיש לך רק עובד אחד היכול להתמקד בגביה, אך מניסיוננו גילינו כי רוב החברות לא עוזרות לעצמן, והן אפילו לא מודעות לכך! מדוע? משום שאתה נותן ללקוחות שלך סיבה לדחות תשלומים או לשלם לספקים אחרים לפני שהם משלמים לך.

להלן חמישה מהמצבים הנפוצים ביותר שראינו כאשר לקוחות שואלים אותנו כיצד הם יכולים לשפר את תזרים מזומנים בהקשר לניהול הגביה:

  1. לקוחות מתקשים לאשר את החשבוניות משם שהן מוצגות בפורמט שאינו תואם לפורמט שנדרש.
  2. חברות מאחרות במשלוח החשבוניות וכתוצאה מכך ללקוחות אין די זמן לעיבוד החשבונית לפני תאריך הפרעון.
  3. ספקים אחרים של הלקוח שלך מציעים לו תמריצים לשלם להם קודם.
  4. חברות שולחות חשבוניות שגויות או לא שלמות, המאלצות את הלקוחות ליצור קשר עם החברה לפני שהם יכולים לשלם. למעשה, 46% מחשבוניות משולמות באיחור בשל טעויות פקידותיות!
  5. לקוחות שוכחים אותך משום שאתה אף פעם לא עוקב אחר החשבונית או שולח להם תזכורות לגבי התשלומים הקרובים.

המטרה של כל נציג גביה צריכה להיות הקלת תהליך התשלום ככל האפשר עבור הלקוחות. לא זו בלבד שזה יוביל לתשלום מהיר יותר, אלא שזה ייצור רצון טוב גם מצד הלקוח. כאשר אתה מבין כיצד התהליכים הנוכחיים שלך מאטים את גבית הכספים, אתה יכול להתחיל לעשות שינויים כדי להאיץ את התהליכים. להלן כמה הצעות שיעזרו לך להתחיל:

  • כפי שצוין לעיל, לכמה מהלקוחות שלך יש דרישות מוגדרות אשר יאפשרו להם להמשיך בתהליך התשלום. עליך לשלוח להם את החשבונית במבנה המותאם לדרישות אלו כך שברגע שיקבלו את החשבונית הן לא ייאלצו לעשות כל פעולה נוספת לפני שיוכלו להתחיל בתהליך התשלום. דרך אחת להקל על התהליך היא יצירת תבנית לחשבוניות המותאמת לדרישות .
  • שלח את החשבונית מהר ככל האפשר כך שיהיה להם די זמן לטפל בחשבונית לפני תאריך הפרעון.
  • דאג תמיד שהחשבוניות יהיו מדויקות ומכילות את כל האינפורמציה. מערכת לניהול גביה תתריע לנציגי הגביה על מסמכים ואינפורמציה חסרים כך שתוכל להיות בטוח שהחשבוניות שלך הן תמיד שלימות ומכילות את כל הנתונים הדרושים לאפשר ללקוחות לבצע תשלומים.
  • בדוק שנתוני אנשי הקשר הם נכונים ומעודכנים. ייתכן כי דניאל הוא האיש עמו עובדים אנשי המכירות, אבל יעל היא העובדת המטפלת בחשבוניות מספקים, כך שעליך לוודא שהיא זו אליה ממוענת האינפורמציה. עליך לבדוק זאת מפעם לפעם, במידה ויש שינויים ארגוניים במחלקת הנה"ח של הלקוחות.
  • צור קשר באופן קבוע עם הלקוחות שלך כדי לענות על כל שאלה אפשרית, עקוב אחר חשבוניות, והזכר להם על תאריכי פרעון קרבים. דאג לתעד את השיחות הללו ולשמור מידע זה כך שיהיה נגיש לצוות הגביה כולו.
  • הצע תמריצים ללקוחות המשלמים מוקדם יותר; כך תעזור לחשבוניות שלך להימצא בראש ערימת החשבוניות מספקים המיועדות לתשלום.
  • יישם מערכת אשר תאפשר ללקוחות לשלם את החשבוניות בצורה מקוונת; בכך תעזרו ללקוחות לשלם את החשבוניות שלהם במהירות ובקלות, 24/7.

ביצוע כל הפעולות הנ״ל נראה אמנם כעבודה רבה, ואם אתה חברה בגודל קטן או בינוני אתה יכול לשאול את עצמך איך בכלל ניתן לחשוב שהעובד הבודד או שני נציגי הגביה שלך יכולים לעשות כל זאת בעודם עסוקים גם בשאר המטלות שלהם. אבל אנו לא יצאנו מדעתנו – זה אכן יכול לקרות, כל זמן שאתה נותן להם את הכלים הנכונים. שימוש בתכנה לניהול תהליך הגביה עוזר לך לטפל בכל המשימות הנ״ל עם אוטומציה רבת עוצמה ותהליכי עבודה (Workflow), כך שתוכל להיפטר מכל אותם דברים המאטים את תזרים מזומנים שנובעים מגביה מלקוחות, ולהתחיל לגבות את הכסף המגיע לך בצורה מהירה יותר מתמיד. מערכת לניהול גביה הוכיחה את עצמה כאופציה אמיתית המסייעת לחברות בכל היקפי הפעילות להפחית את ה – DSO (ממוצע ימי אשראי לקוחות), להפחית חובות אבודים, ולהימנע מהוצאות יקרות בפתרון מחלוקות, תוך מתן ROI (החזר ההשקעה) בתוך זמן קצר.

forbes_logo_mainהמגזין המוביל בעולם בחדשות עסקיות ופיננסיות בחר במערכת Anytime Collect לניהול גביה מלקוחות כאחת מחמש הטכנולוגיות לשיפור תזרים המזומנים שאתם חייבים שתהיה לכם. הטכנולוגיה המהפכנית בארץ בגרסה עברית . לכתבה מלאה …

להסבר רחב יותר בנושא בחירת מערכות ניהול הגביה ואשראי  והתאמתם לצורכי הארגון וצורכי השעה, צוות המומחים של Anytime Collect Israel ישמח לייעץ לך. לתאום פגישה להצגת המערכת לחץ כאן

 

הוספת תגובה