מדדים קריטיים למדידת אפקטיביות של גביה מלקוחות

ניטור ביצועים בתהליך הגביה מהלקוחות שלך, הוא השלב הראשון בשיפור הדרך בה אתה מנהל את התהליך; כפי שאמר לורנס ג'י פיטר: ״אם אינך יודע לאן אתה הולך, כנראה שלא תגיע לאן שרצית". הרכבנו רשימה אותה תוכל למצוא למטה, אשר מכילה (עם הסברים בשפה פשוטה וברורה) את המדדים החשובים ביותר אותם עליך לשקול כאשר אתה בודק את אפקטיביות תהליך הגביה שלך, וכיצד לנתח אותם כדי להעריך את מצב הגביה ותזרים מזומנים בכללותו.

DSO – Days Sales Outstanding (ממוצע ימי אשראי לקוחות)

מדד נפוץ זה, המפורש לעתים בצורה לא נכונה, מעריך את רמת הביצועים בתהליך הגביה. אל תפרשו אותי לא נכון, זהו אכן מדד חשוב, אך עליך להיות בטוח שאתה משתמש בו ומנתח אותו בצורה נכונה. אנו משתמשים ב – DSO כדי למדוד כמה מהר אנחנו גובים את הכסף שחייבים לנו לאחר שבוצעה המכירה: תקופת הגביה הממוצעת.

DSO = (יתרת לקוחות / סה"כ מכירות באשראי) x מספר הימים בתקופה

ניתוח מדד זה בצורה נכונה הוא קריטי. בכל מגזר יחס ה – DSO הוא שונה, כך שתצטרך לחקור ולהשוות בין מדד זה בחברתך ובין עמיתיך למגזר. בדרך כלל עליך לשאוף לכך שה- DSO יסטה מתנאי התשלום שלך בלא יותר מחצי. אם אתה נותן תנאי תשלום של שוטף פלוס 30 יום, והתקבולים משולמים בתוך 45 יום, מצבך הוא טוב.

DSO לעומת ה – DSO הטוב ביותר האפשרי

המטרה היא להגיע לכך שמדד ה-DSO שלך יהיה קרוב ככל האפשר ל-DSO הטוב ביותר האפשרי, שיעיד כי אתה גובה חשבוניות במהירות האפשרית ביותר. זה כמעט בלתי אפשרי להשיג מספרים אלו, אבל אם אתה מצליח להתקרב עד כדי 3-5 ימים, מצבך מצוין!

ומהי נוסחת ה-DSO  הטוב ביותר?

ה – DSO הטוב ביותר האפשרי = (יתרת לקוחות נוכחית x מספר הימים בתקופה) / סה"כ מכירות באשראי בתקופה

חשוב לזכור כי DSO אינו סוף פסוק בכל הנוגע לניתוח ביצועי הגבייה מהלקוחות שלך.

עליך לבדוק גם מדדים אחרים המוזכרים למטה כדי לקבל תמונה מלאה. עליך לזכור גם כי:

  • DSO עשוי לעלות ולרדת בהתאם לשינויים במחזור המכירות ולשינויים אחרים בטווח הקצר
  • מכיוון שיש נטייה לתנודתיות, ניתוח מדד זה בטווח הקצר משנה אחת עשוי להוביל לתוצאות מוטעות
  • DSO מתייחס רק למכירות באשראי ולא למכירות במזומנים
  • בחן את מדד ה – DSO שלך ביחס לתנאי התשלום הספציפיים של החברה שלך

(ADD (Average Days Delinquent

ADD (מדד ממוצע ימי פיגור בתשלומים): מדד זה אומר לך עד כמה התהליכים שלך יעילים ואפקטיביים ליכולתך לגבות חובות בזמן.

נוסחת ה-ADD אומרת: הטוב ביותר ADD = DSODSO  

עליך לבדוק את ה-ADD וה-DSO שלך במקביל – אני מציע לסמן אותם יחד על גרף אחד כדי להבין טוב יותר מה קורה מבחינת הקשר ביניהם, אם כי בדיקת ערכיהם זה לצד זה היא אפשרית גם כן.

במקרה שה-ADD וה-DSO נעים שניהם באותו כיוון, כלפי מעלה או מטה: אם זה המצב, אתה יכול להניח שהתהליכים שלך מסייעים (במקרה של תזוזה מעלה) או מזיקים (במקרה של תזוזה מטה) ליכולת שלך לגבות מלקוחות. אם אתה מבחין כי שני ערכים אלו יורדים, תרצה לבדוק את מדריך "שישה צעדים לפיתוח מדיניות גביה אפקטיבית" כדי להבטיח שהגביה שלך תהיה אפקטיבית יותר.

אם  ה-ADD  וה-DSO נעים בכיוונים מנוגדים: משמעות הדבר היא כי יש גורמים אחרים שאתה חייב לבדוק. לדוגמא, אם DSO עולה בזמן ש-ADD יורד, השיפור ב-DSO הוא כנראה לא תוצאה של שיפור ביעילות הגביה; ייתכן דווקא שהדבר נובע ממחזורי גביה קצרים יותר או משינוי בתנאי תשלום.

(CEI (Collections Effectiveness Index 

במלים פשוטות, CEI (אינדקס יעילות גביה) משווה בין היקף החייבים לחברה לבין כמה מתוך כסף זה אכן נגבה בפועל בתקופת זמן מוגדרת, בדרך כלל תקופה של שנה אחת. התוצאה המתקבלת (באחוזים) מאפשרת לחברה למדוד את התהליכים ומדיניות הגביה הנוכחית שלה והאם יש לערוך בהם שינויים.

נוסחת ה – CEI  

CEI (אינדקס יעילות גביה) = (יתרת התחייבויות בתחילת תקופה + מכירות חודשיות באשראי – יתרת התחייבויות בסוף תקופה) / (יתרת התחייבויות בתחילת תקופה + מכירות חודשיות באשראי – יתרת התחייבויות שוטפות בסוף תקופה) 100X

 ככל שיחס זה קרוב ל-100%, כך גדל גם חוזקם של מערכות ותהליכי הגביה שלך. יחס נמוך או יורד משמעותו שהגיע הזמן לבצע הערכה מחדש של מדיניות האשראי שלך ושל תהליכי הגביה לפיהם עובדים נציגי הגביה שלך. אם אכן הגעת למסקנה שצריך לבצע הערכה מחדש, הורד את ה המדריך המלא לגביה אפקטיבית בשישה צעדים פשוטים, שיסיעו לך להגיע ליתרונות משמעותיים בעסק שלך  הזה על מנת לפתח מדיניות אשראי וגביה  אשר יעזרו למדד ה-CEI שלך לחזור לרמה בה הוא צריך להיות.

CEI לעומת DSO

על פניו, CEI ו- DSO נראים דומים מאוד, אך יש לציין הבדל חשוב אחד. ה DSO מספק הצצה למצב החברה בנקודת זמן אחת, בדרך כלל בתקופה של פחות משנה. מדד ה-DSO הוא גם מדידת זמן – כמה זמן לוקח לך לגבות חשבונית מהרגע בו היא נשלחה.

CEI מודד את האפקטיביות של הגביה שלך לאורך תקופה ארוכה יותר, בדרך כלל של שנה, למרות שאפשר לשנות את הנוסחה עבור תקופות קצרות יותר. CEI שונה מ-DSO משום שזו איננה מדידה של זמן, אלא מדידה של האיכות הכוללת של תהליכי הגביה שלך.

בדרך כלל  CEI ו- DSO נעים בכיוונים מנוגדים, תופעה הגיונית אם תזכור מה כל אחד מהם מייצג. יש מספר יוצאי דופן לכלל זה, כך שאל תיבהל אם המדדים שלך לא מתנהגים בהתאם.

(ART (Accounts Receivable Ratio 

ה-ART (יחס מחזור לקוחות) מודד את מספר הפעמים שהחברה שלך הופכת את יתרת הלקוחות למוזמנים במשך תקופה מוגדרת, לרוב במשך שנה אחת.

ART (יחס מחזור לקוחות) = מכירות באשראי /  יתרת לקוחות בממוצע

יחס גבוה משמעותו הפיכת יתרת לקוחות למזומנים בתדירות גבוהה יותר; אם, לדוגמא, היחס שלך הוא 2, משמעות הדבר היא כי הגבייה מלקוחות הממוצעת שלך היא פעמיים בשנה, כל 6 חודשים. ככל שתכיפות הגביה עולה, כך יגדלו גם הנזילות ותזרים מזומנים שלך.

יש כמה דברים שונים שאתה יכול לעשות ושינויים קטנים שאתה יכול לבצע כדי לשפר את המדדים שלך ורמת הביצועים הכללית של ניהול הגביה שלך:

  • בניה והערכה מחדש של מדיניות אשראי וגביה שלך
  • סטנדרטיזציה לכל התקשורת עם הלקוח בנושאי גביה לפי תבניות מובנות ותסריטי שיחה
  • דאג לכך שיש המשאבים הנדרשים עבור צוות הגביה שלך, אשר יאפשרו להם להתמקד במשימה

 

הורד את המדריך "שישה צעדים לפיתוח מדיניות גביה אפקטיבית"  על מנת ללמוד כמה אמצעים מהירים ופשוטים אך אפקטיביים מאוד לשיפור ניהול הגביה שלך והמדדים המוזכרים לעיל.

להסבר רחב יותר בנושא בחירת מערכות גביה והתאמתם לצורכי הארגון וצורכי השעה, צוות המומחים של  Anytime Collect Israel ישמח לייעץ לך. לתאום פגישה ללא התחייבות לחץ כאן .

הוספת תגובה