כיצד לשפר את יעילות הגביה בעזרת אוטומציה והתאמות פשוטות לתהליכים

שיפורים דרמטיים ברווחיות יכולים להתרחש כאשר חברה משקיעה בשיפור יעילות ניהול הגביה שלה. כאשר אתה מקצר את הזמן שבין יצירת החשבונית ובין קבלת התשלום, אתה מחזק את השרידות של החברה שלך בטווח הקצר והצלחתה בטווח הארוך. עם הגברת היעילות תהפוך להיות גם אפקטיבי יותר ותראה עליה משמעותית בקצב תזרים המזומנים, הפחתה בהוצאות מימון, ירידה בהוצאות התפעול, ואפילו עליה במכירות וברווחיות. הבעיה היא שחברות רבות אינן בנויות להצלחה בגלל שניהול תהליך הגביה שלהן נראה כך:

  • הדפסת דו״ח גיול מתוך המערכת הנה"ח או מערכת ה-ERP שלהן
  • חיפוש ידני אחר לקוחות להם נדרש להפיק התראות של 30, 60, או 90 יום
  • חיטוט בגיליונות אלקטרוניים ישנים דוא"ל אחרי הערות על לקוחות בבדיקה
  • יצירה, הדפסה ואיסוף בדרכים ידניות של מכתבים וחשבוניות
  • תזמון ידני של שיחות ודוא"ל
  • עדכון וסגירה של חשבונית בפיגור כאשר מגיע התקבול

 

הדבר לוקח זמן רב ומאמצים ניכרים, שלא לדבר על שגיאות הקלדה רבות המתרחשות בעת ביצוע תהליך ידני שכזה. יתרה מזאת, אלו הן רק מקצת מהפעילויות הרבות שנציג הגביה מבצע במהלך היום. נציגי גביה צריכים להתמודד גם עם לקוחות שמתקשרים, החזרת שיחות טלפון, הסדרת מחלוקות, ועוד. תתפלא לדעת עד כמה קל לשפר את יעילות ניהול הגביה ולזכות בכל היתרונות שנסקרו לעיל כאשר אתה מבצע רק כמה שינויים קלים בתהליכים ובכלים בהם אתה משתמש.

מערכת לניהול גביה ואשראי, ממש כמו מערכות ERP  או CRM, תוכננה להעניק לנציגי הגביה את כל הכלים, הכוח ויכולות האוטומציה להם הם זקוקים כדי לבצע את עבודתם בצורה יעילה ומהירה, כך שהחברה תוכל לחסוך בהוצאות ולהגדיל את הרווחיות. כאשר יש לך בחברה מערכת לניהול גביה ואשראי, תהליך ניהול גבית החשבוניות שלך ייראה כך:

  • הפקת דו״ח על לקוחות המפגרים בתשלומים (לרבות היכולת לציין אם מדובר בפיגור של 30 יום, 60, 90 וכו׳)
  • הצגת כל המידע על הלקוח והחשבונות שלו במסך אחד, כולל מידע על החשבונית, היסטוריית התקבולים, הבטחות לשלם שלא קוימו, התקשרויות קודמות, מידע ליצירת קשר, וכו׳
  • אין צורך לחטט בהודעות דוא"ל ישנות, מאחר והן יישלפו אוטומטית ויוצמדו לחשבון הלקוח
  • יצירה אוטומטית ושליחה של מכתבים מבוססי-תבנית להם מצורפת החשבונית שבפיגור
  • המערכת תתזמן יצירת תקשורות למעקב עתידי עבור נציג הגביה
  • עם ביצוע התשלום, המערכת תעודכן בצורה אוטומטית כדי להבטיח רישומים מדויקים תמיד

כאשר רבות מהמטלות האדמיניסטרטיביות היומיומיות ופעולות המעקב זוכות לטיפול, מנהל החשבונות או צוות הגביה שלך יכול להקצות מחדש את זמנו ולהתקשר ללקוחות כדי לדבר איתם אישית על חשבוניות בפיגור, לפתור מחלוקות, וכיוב׳.

מערכת אינה הדבר היחיד בעזרתו אתה יכול ליעל את ניהול הגביה. להלן תמצא את אחד ממקורות המידע הפופולריים שלנו, המפרט שישה צעדים פשוטים לגביה אפקטיבית שאתה יכול להתחיל לאמץ כבר היום מבלי  להשתמש במערכת ממוחשבת. הקש כאן  כדי לגשת לנייר העבודה ולהתחיל לקבל תשלומים מהר יותר כבר היום.

 

להסבר רחב יותר בנושא בחירת מערכות ניהול הגביה ואשראי  והתאמתם לצורכי הארגון וצורכי השעה, צוות המומחים של Anytime Collect Israel ישמח לייעץ לך.

לתאום הצגת המערכת לחץ כאן

 

 

הוספת תגובה