ניהול לקוחות: 6 דרכים לקבל את כספך מהר יותר

אז שלחת חשבונית ללקוח שלך. יום הפרעון חלף לו אבל התשלום לא הגיע אליך.

האפשרויות לטיפול בנושא קשורות בקשר ישיר לסיבה שבגללה שלא קיבלת את התשלום.

חשוב שיהיו לך נוהלי עבודה לניהול הגביה מהלקוחות, אך כאמור, מצבים שונים דורשים טיפול שונה.

הבאנו הפעם כמה סוגי לקוחות שקשה מאוד לגבות מהם את הכסף, וכיצד יש לטפל בכל אחד מהם בצורה הולמת:

  1. לקוח שמוכן לשלם – אבל צריך תזכורת. אם אתה מוכר לחברות קטנות (או אם אתה כזה בעצמך), אתה יודע שלעתים חשבוניות נוטות להיערם לפני שאתה מתפנה לטפל בהן – ותזכורת מנומסת מספיקה כדי להניע את התהליך. מסיבה זו, אלא אם כן יש לך סיבה טובה להניח אחרת, דרך התקשורת הראשונה שלך יכולה להיות שיחת טלפון (אם מדובר בסכומים גדולים), מכתב או הודעת דואר אלקטרוני (עבור סכומים קטנים), עם תזכורת ללקוח שעבר מועד פירעון החשבונית, ולבקש להתקשר אליך חזרה באם ישנה בעיה כלשהי. חשוב שיש תהליך שיטתי לזיהוי לקוחות הדורשים תזכורת טלפונית או בכתב.
  2. לקוח שמוכן לשלם – אבל בתנאים שלו, לא שלכם. חברות רבות, בעיקר הגדולות שבהן, מתעלמות בצורה שיטתית מתנאי התשלום שספקים קובעים בחשבוניות שלהם ומשלמות בהתאם לנהלים הפנימיים שלהן. אתה צריך להבין את מערכת התשלומים של הלקוח שלך ולהתאים את הציפיות והתגובות שלך. לדוגמא, תנאי התשלום שלך הם שוטף פלוס 30 יום, אבל הלקוח מודיע לך שהוא משלם תוך 60 יום. עליך לתכנן את שיחות המעקב ותהליך ההסלמה לגביו בהתבסס על תשלום לאחר 60 יום. המשך התעלמות ממדיניות הלקוח והתעקשות על תשלום מוקדם יותר מלוח הזמנים הרגיל של הלקוח יכולים להזיק למערכת היחסים שלך עם לקוח זה. אם המתנה של 60 יום מהווה בעית תזרים המזומנים שלך, אזי עליך להעריך מחדש את מערכת היחסים עם הלקוח ולשקול העלאת מחיר, או לשקלל פקטורינג חשבוניות אלו כדי לתרום מידית להון חוזר שלך.
    הזמן הדגמה עכשיו - ירוק
  3. לקוח שמוכן לשלם כאשר הבעיה תיפתר. קיימת שורה ארוכה של בעיות מנהליות העשויות לעכב תשלום של חשבונית. ביניהן – חוסר בפרטים או בניירת (מספר הזמנה חסר, או מסמכי עזר חסרים), שגיאות חישוב (מחיר או כמות לא נכונים), בעיות משלוח (חוסר או פגם), או כל דבר אחר אשר אינו תואם את ציפיות הלקוח, כולל האפשרות שהמשלוח כלל לא הגיע. ככל שתזהה ותתקן את הבעיה מוקדם יותר, כך תקבל את התשלום מוקדם יותר. אל תניח שהלקוח ייקח את היוזמה להביא את הבעיה לידיעתך. פעמים רבות הוא שם בצד את החשבונית וממתין לך שתתקשר אליו. שיחה ישירה עם נציג הלקוח האחראי לתשלום היא הכרחית כדי לזהות ולפתור בעיות. תקשורת חד-כיוונית (כמו דוח מצב חשבון או מכתבים) אינה מספיקה במקרים כגון אלו.
  4. לקוח אשר אינו יכול לשלם. בזמנים קשים אלה, ישנם לקוחות אכן חווים בעיות אמתיות של תזרים מזומנים. אין להם כל בעיה עם השרות או המוצר שלך, הם מבינים את האחריות שלהם לשלם לך, אבל אומרים לך שהם לא יכולים לעשות זאת. אם הם עדיין ממשיכים לעשות עסקים – ולפיכך משלמים חשבונות אחרים – אתה צריך להבהיר להם כי עליהם לשלם לך. השכנוע שלהם לשלם דווקא לך ולא לאחרים הוא צורה אחרת של מכירה, כך שחשוב לשמור עמם על קשר במגוון דרכים (טלפון, מכתב, דואר אלקטרוני) ולהקפיד על סדר פעולות שנקבע מראש. כתמריץ, אתה יכול להציע להם הסדר תשלום על סכום מופחת או להציע תוכנית תשלומים. לקוחות במצב כלכלי קשה יעריכו את הנכונות שלך לעבוד בשיתוף פעולה איתם, דבר שישתלם לשני הצדדים בעתיד כאשר המצב ישתפר. עם זאת, אם הלקוחות לא משתפים פעולה, עליך להקפיא את האשראי שלהם ולהפסיק למכור להם, באופן זה הם יבינו שאתה רציני והבעיה לא תוסיף ותחריף.
  5. לקוח אשר לא ישלם. אלו הם המקרים הקשים. אתה יודע שללקוחות אלו יש את היכולת לשלם אך הם מסרבים לעשות זאת. הם מתעלמים מהמכתבים והבקשות החוזרות ונשנות שלך, מספקים לך סירובים חסרי ביסוס כסיבה לאי תשלום, ומפרים הבטחות – ״הצ׳ק נשלח בדואר״. עם אלו עליך להסלים ולהגביר את מאמצי הגביה שלך. אם האסטרטגיה הרגילה שלך אינה אפקטיבית, עליך לנסות לאמץ אסטרטגיה אחרת. אנשים נוספים בחברה שלך צריכים להיות מעורבים, כגון אנשי מכירות בעלי קשרים עם אותו לקוח. מנהלים בכירים יכולים להתקשר ללקוח ולהציג את הבעיה מנקודת המבט של איש עסקים המבקש תשלום מאנשי עסקים אחרים. כאשר לקוח גורם לך להתרוצץ בצורה כזו, עליך להיעזר באנשי מקצוע – העברת הבעיה לסוכנות גביה חיצונית או לטיפול משפטי. עליך לעשות זאת לפני שחלפו 120 יום מתאריך פירעון החשבון. מאמצי גביה הם יעילים יותר אם החוב אינו ישן מדי. אתה אמנם תשלם עמלה לסוכנות הגביה, אבל אם היא תצליח לגבות את החוב, קבלת תשלום חלקי ממשהו טובה יותר מ-100% מכלום.
  6. לקוח שאינך מצליח למצוא. זו אכן צרה צרורה. דואר חוזר או טלפון מנותק הם סימנים שהלקוח שלך כבר לא בעסק, או שעזב מבלי להודיע לך. אם אינך יכול להתקשר אליו אינך יכול גם לגבות ממנו. השאר את המעקב אחריו לאנשי המקצוע והעבר לקוחות כאלו לסוכנות גביה חיצונית. אם הלקוח מתגורר בסביבה, אתה יכול לעבור בקרבתו ולראות אם העסק פתוח או אם יש סימנים למגורים במקום. ייתכן ותמצא במקום הודעה שהעסק עבר למיקום חדש.

לסיכום:

לקוח שמוכן לשלם – אבל זקוק לתזכורת: התקשר או שלח תזכורת.

לקוח שמוכן לשלם – אבל בתנאים שלו: תתמודד עם העניין, אבל החלט האם תקופת תשלום ארוכה יותר משתלמת לך במקרה של לקוח זה.

לקוח שמוכן לשלם – כאשר הבעיה תיפתר: פתור את הבעיה, אך דרוש תשלום מידי ברגע שהבעיה נפתרת.

לקוח שאינו מסוגל לשלם: אם הוא באמת לא יכול לשלם אך מוכן לשאת ולתת, אזי הכן תכנית הסדר תשלום שתבטיח מצב של ״win-win”. אם זה רק ניסיון נוסף לעכב תשלום, התייחס ללקוח זה כאל ״לקוח שלא ישלם״.

לקוח שלא ישלם: היה תקיף ועקבי במאמצי הגביה עד שתיתקל במבוי סתום, ואז העבר את הטיפול לסוכנות גביה.

לקוח שלא נמצא: העבר מידית את הטיפול לסוכנות גביה חיצוני.

 

עוד דבר לסיום – בכל מה שקשור לגביה, אם אינך מבקש את התשלום, לא תקבל את הכסף. חיוני להבין את מצב הלקוח כדי לדעת כיצד לבקש תשלום עבור העבודה שעשית ובצורה האפקטיבית ביותר. שימוש במערכת גביה ייעודית כמו Anytime Collect יכול לעזור לך לסווג לקוחות לקבוצות שונות, ולהקל עליך לדעת איך ליצור עמם תקשורת ולהתאים את תהליכי הגביה בהתבסס על הדרך בה הם משלמים. החוכמה היא למצוא ולהשתמש בכלים הנכונים.

אם אתה לא משתמש בכלי הנכון למשימה שאתה צריך לבצע, יהיה לך קשה מאוד לעשות היטב את העבודה. כדי ללמוד עוד על מערכת לניהול הגביה, בקר באתר ניתן גם להוריד את המדריך המלא לגביה אפקטיבית בשישה צעדים פשוטים, שיסיעו לך להגיע ליתרונות משמעותיים בעסק שלך.

 

forbes_logo_main

 

 

המגזין המוביל בעולם בחדשות עסקיות ופיננסיות בחר במערכת Anytime Collect לניהול גביה מלקוחות כאחת מחמש הטכנולוגיות לשיפור תזרים המזומנים שאתם חייבים שתהיה לכם. הטכנולוגיה המהפכנית בארץ בגרסה עברית . לכתבה מלאה …

להסבר רחב יותר בנושא בחירת מערכות ניהול הגביה ואשראי והתאמתן לצורכי הארגון וצורכי השעה, צוות המומחים של Anytime Collect Israel ישמח להפגש עמךלתאום פגישה להצגת המערכת לחץ כאן

 

הוספת תגובה