ניהול לקוחות וגביה עשויים להיראות כאילו הם באחריות בלעדית של מחלקת הכספים והגביה וייתכן אפילו של מחלקת המכירות, אך בפועל תהליך הגביה נוגע לכל בעלי התפקידים בארגון במטרה אחת משותפת – הצלחת הארגון.

שקיפות ומידע זמין ומדויק הם כלים הכרחיים לקבלת תמונה מלאה על מצב העסק. מערכת Anytime collect  מאפשרת לכם לחבר את תהליך הגביה בין מנהלים, עובדים, לקוחות, שותפים עסקיים ועוד, באמצעות המידע העסקי הרב שמרוכז בה, מידע המספק תובנות יקרות ערך בכל היבט של העסק.

Anytime Collect מרכזת על מסך אחד את כל המידע הרלוונטי לכל בעלי התפקידים. ריכוז הנתונים המלא נותן תמונה כוללת לכל תחום בעסק ומאפשר לקבל הערכה מלאה ועדכנית על המצב הפיננסי העדכני ביותר של העסק, ועל ידי כך לקבל החלטות נכונות בזמן קצר. בדרך זו הארגון הופך לשטוח, עם מידע נגיש המאפשר לנהל ולהגדיל רווחיות ובמקביל לשפר את שביעות רצון הלקוחות ושימורם.

כמנכ"ל אתה עסוק בניהול תחומים רבים ומורכבים לצורך הצלחת העסק. כלי הניהול של ANYTIME COLLECT משמש כטייס האוטומטי שלך לקבלת תמונה מלאה ומדויקת על המצב הכספים ותחזית המזומנים בעסק בלחיצת כפתור.

המערכת מספקת  Dashboard למנהלים לצורך קבלת תמונה עדכנית של תזרים המזומנים וההון חוזר, וסקירה מלאה על מצב הגביה העדכני ביותר בעסק. הצגת דוחות מבוססי BI מסייעת למנהלים לקבל החלטות אסטרטגיות על סמך ביצועי הגביה בחברה.

ה-Dashboard של Anytime Collect מספק לך תמונת מצב מלאה על מצב הגביה שלך, ובכך המערכת מאפשרת לך לבצע תהליכי התייעלות מידיים. לדוגמא: מהו מצב תזרים המזומנים המעודכן ביותר בעסק, או האם ניתן להוריד מחירים ולהיות יותר תחרותי במידה ותקבל תשלום מהר יותר, ועוד.

בעזרת Anytime Collect תוכל לבחון דוחות ניהוליים, לקבל התראות דוא"ל, ולצפות בתצוגות זמינות על מנת לנתח נתונים כספיים, חשבונות לקוחות, מחלוקות, תקבולים צפויים, וכל ההיבטים האחרים של הלקוחות שלך, כולל ניהול אשראי לקוחות ותהליך הגביה. תוכל גם לבצע מעקב אחר מדדי ביצוע מרכזיים ולבצע סקירה שבועית של דוחות תזרים מזומנים (Cash Flow).

הערך המוסף של מערכת  Anytime Collect אינו רק במה שאתה יכול לבצע באמצעותה, אלא התוצאות שתשיג באמצעות השימוש ביישום באופן אפקטיבי.

חברות המשתמשות במערכת, מקבלות את התשלום שבעה עד תשעה ימים מהר יותר, ומקטינות את מחיקת חובות אבודים שלהן בכ – 20%, עם החזר על השקעה בתוך חודשים ספורים.

בימים אלו יותר מתמיד אתה זקוק למערכת משולבת ואוטומטית לניהול הגביה, מעין טייס אוטומטי שייתן לך שליטה על כל משימות הגביה וישפר באופן משמעותי את תזרים המזומנים בעסק שלך.

ישיבות רבות, ניהול גביה, תקציבים, מיסים, ביקורת ונושאים רבים נוספים תובעים את זמנך בכל יום, ומותירים לך מעט זמן לנהל את ההון החוזר.

Anytime Collect מספקת לך את המידע הדרוש לך, בזמן שאתה זקוק לו, כך שתוכל להוביל לשינוי חיובי במחלקה שלך ומכאן בארגון כולו.

צייד את הצוות שלך בטכנולוגיה ובאוטומציה הדרושה להם על מנת לשפר את תזרים מזומנים (Cash Flow) , ותוכל לקבל תמונת מצב מבוקרת ועדכנית  תוך שימוש במדדים ניהוליים, דוחות שבועיים בדוא"ל, והתראות בדוא"ל לגבי בעיות גביה המתחילות להסתבך ולצאת משליטה.

כל אירוע גביה חריג מגיע אליך עם מכלול המידע הדרוש לך על מנת לפנות לייעוץ משפטי או לנהל משא ומתן על תכניות תשלומים. בהשוואת תהליכי גביה מסורתיים מול תהליכי גביה ממוחשבים, ניתן לראות כי השימוש במערכת גביה אוטומטית של Anytime Collect מאפשרת גביה אפקטיבית יותר, הורדת עלויות תפעוליות, ושיפור מידי של תזרים המזומנים.

מרבית הסיכויים הם כי צוות הגביה שלך שקוע בתוך גיליונות אלקטרוניים המסתמכים על מידע ודוחות לא-עדכניים, והאוסף המועדף עליהם של טושים מדגישים.

מחקרים ובדיקות הוכיחו כי שיטת הגביה הרגילה, (אקסל, מרקרים וכו')  פועלות באופן לא אפקטיבי, וזמן רב מבוזבז על מערכות לא מסונכרנות רבות על מנת להבין למי להתקשר, מתי ומדוע. כל מה שצוות הגביה יודע על הלקוחות שלך מצוי במסמכי נייר, בתיבת הדואר האישית שלהם, או על סמך הזיכרון, דבר המונע את האפשרות לטפל במצבים רגישים שמתחילים להתהוות, להציף נושאים לטיפול או להשיג תמונה מלאה של מה קורה בפועל בתהליכי הגביה במחלקה שלך.

קח שליטה על תהליך הגביה בעזרת מערכת  Anytime Collect, והיא תסייע לך להפיק את המרב מכל איש צוות, ותספק לך דוחות מצב עדכניים והתראות. בנוסף, תוכל גם להעריך את האפקטיביות של כל איש צוות, ולאזן את עומס העבודה ביניהם.

אנו ב Anytime Collect מודעים היטב לכמות המשימות השוטפות שלך, ועד כמה מעט זמן פנוי נותר לך לשיחות אפקטיביות עם הלקוחות. שימוש במערכת Anytime Collect דומה להעסקת מומחה גביה, אשר תמיד מבצע את הנאמר לו, בדיוק בזמן ובאופן שהונחה לבצע.   

Anytime Collect מטמיעה תהליכי דוא"ל אוטומטיים ללקוחות, ויוצרת רשימה מתועדפת של פעילויות עבור כל נציג גביה, כך שאתה יודע בדיוק מה עליך לעשות בכל רגע נתון. המערכת מרכזת במסך אחד את כל התקשורת שלך עם הלקוח: שיחות טלפון שבוצעו, תיעוד מחלוקות, תקבולים אחרונים, תקבולים צפויים, חשבוניות פתוחות, ועוד מידע רב נוסף. Anytime Collect מחוברת למערכת הדואר האלקטרוני של העסק, וכך כל הודעה שמתקבלת מהלקוח, מאוחזרת ונשמרת בתיק הלקוח. כל אלה ועוד, במסך אחד ידידותי כך שהמשתמש יוכל להבין בקלות מה עליו לעשות ולמה, עם כל המידע הזמין והנגיש.

במקביל, המערכת האוטומטית משחררת אותך מביצוע כמות גדולה של משימות יומיומיות כמו  שליחה ידנית של חשבוניות, שליחת תזכורות בדוא"ל ועוד משימות המבוצעות באופן שוטף, ועל ידי כך מגבירה את יעילות הגבייה בכ- 300%, ובך מפנה זמן יקר לטובת שיחה אפקטיבית עם הלקוח, הסבר ועזרה ללקוח לגבי התשלום, ובניית מערכת יחסים על מנת להבטיח שיש בידי הלקוחות כל מה שהם זקוקים לו על מנת לשלם לך בזמן.

אחד החוקים הראשונים במכירה הוא: לא גבית? לא מכרת! ANYTIME COLLECT נותנת פתרון מעולה בו היא מאפשרת לתמוך בתהליך הגביה מרגע הוצאת החשבונית ללקוח ועד לגביה בפועל, תוך שהיא נותנת מענה לכל בעיה העלולה להתהוות עד התשלום. המערכת האוטומטית מפנה זמן רב לנציגי הגביה כך שהם פנויים וקשובים ללקוחות שלך ועובדים בתאום מלא מולך על מנת שהלקוח יקבל שרות מעולה וישלם בזמן.

מערכת היחסים של אנשי המכירות עם הלקוחות נבנית לאחר מאמצים רבים, ובמקרים רבים נוצרת הכרות המבוססת על אמון הדדי. המטרה היא ליצור מצב של שימור לקוחות תוך בניית אמינות ומקצוענות מול לקוחות.

מערכת Anytime Collect מאפשרת למנהל הלקוחות לעדכן ולהוסיף הערות לכל תיק לקוח או על חשבוניות מסוימות. המידע ייסע לאנשי הגביה בפתרון בעיות גביה ומחלוקות וימנע את הפגיעה במערכת היחסים עם הלקוח.

המערכת מאפשרת ללקוח להרגיש חלק מהארגון שלך, מספקת תחושה של אמינות וחדשנות, ובכך עוזרת לתהליך הגביה להתרחש בצורה זורמת יותר.

האם לא היה טוב אם יכולת להפוך את תהליך הגביה לאוטומטי, ולאפשר ללקוחות שלך לשרת את עצמם? עם מערכת Anytime Collect, זוהי אפשרות זמינה ויתרון תחרותי משמעותי.

Anytime Collect יכולה לקחת פיקוד לאחר שיצרת את החשבוניות במערכת ה ERP או מערכת הנהלת החשבונות שלך, ולסנכרן את המידע לתוך מערכת הגביה, ואוטומטית לבצע משלוח חשבוניות ודוחות ללקוחות.

הודעות דוא"ל הנשלחות ללקוח, יכולות לכלול קישור המספק גישה מאובטחת לפורטל הלקוח, כך שיוכל לצפות בחשבוניות, לסקור מסמכים קשורים, ולבצע תשלומים באמצעות כרטיס אשראי או העברה בנקאית. הלקוח שלכם יכול אפילו לנהל שיחה עם צוות האשראי והגביה בנוגע לחשבוניות ולאפשרויות תשלום, כך שכל היסטוריית השיחות תאוחסן כתקשורת בחשבון שלו.

Anytime Collect מקשרת לקוחות לעסק שלך. מאחר והיא מבוססת טכנולוגיית ענן, מידע זה זמין לעובדים בכל מחלקה, בלא קשר למיקומם הגיאוגרפי, ומאפשרת לך לחלוק מידע עם גורמים אשר אינם עובדים.

מידע ממערכת Anytime Collect יכול להתקבל באמצעות שאילתה של משתמש רשום או באמצעות דוחות הנשלחים בדואר אלקטרוני. ניתן אף לקשר בין מערכת Anytime Collect למערכות עסקיות אחרות, לרבות תוכנת ה CRM, פורטלים ארגוניים או יישומים ארגוניים אחרים.

מערך שירות לקוחות נמדד ברמת המענה הזמין שהוא מספק ללקוח. במקרים רבים כאשר הבעיה מגיעה לשרות לקוחות הלקוח נמצא במצב רגיש וכעוס ויש לטפל בבעיה תוך מתן שרות מהיר ואדיב. Anytime Collect מספקת תמונת מצב עדכנית המאפשרת שקיפות מלאה.

מערך שירות הלקוחות זקוק לגישה למידע על יתרות בחשבון הלקוח ומידע על גביה על מנת לבצע את עבודתם, אך לעיתים קרובים הם נותרים בחשיכה.

Anytime Collect מאפשרת לך להגדיר נציגי שירות לקוחות בעלי הרשאת משתמש לביצוע שאילתות, כך שיוכלו לצפות במידע חשוב לגבי חשבון הלקוח, מחלוקות פתוחות (Disputes), ותשלומים מקוונים הממתינים לתשלום. הם אפילו יכולים להגדיר התראות דוא"ל על מנת להתריע בפניהם כאשר ישנם נושאים מרכזיים המשפיעים על החשבונות שהם מנהלים.

נציגי שירות הלקוחות יכולים גם להוסיף הערות על חשבונות לקוח וחשבוניות ספציפיות, הכוללות מידע היכול להיות שימושי גם עבור צוות הגביה.

בנוסף, מידע בנוגע למחלוקות על חשבוניות יכול להפוך למשותף ביחס לטעויות במשלוח, איכות מוצר, החזרות, ונושאים אחרים הרלוונטיים עבור נציגי שירות הלקוחות.

כמנהל מערכות המידע (IT), אתה מנהל מגוון של יישומים עסקיים, התומכים בכל תחום של הפעילות העסקית. עובדים מסתמכים עליך על מנת שתסייע להם לבחור במערכות הנכונות והמתאימות על מנת לפתור בעיות עסקיות, לשמור על התפקוד של המערכות, להישאר מעודכן בנושאי גרסאות תוכנה חדשות, ולהבטיח את אבטחת ובטיחות המידע.

Anytime Collect מיושמת בדרך כלל כאפליקציה המאוחסנת על שירותי הענן של מייקרוסופט – Microsoft Azure Cloud, המחוברים לבסיס נתונים של SQL Azure בין אם בשירותי אחסנה משותפים או כבסיס נתונים ייעודי.

ישנם יתרונות רבים ליישום Anytime Collect כאפליקציה המאוחסנת באופן זה – המידע מאובטח ונגיש לעובדים, לקוחות ומשתמשים חיצוניים, והעדכונים מיושמים באופן אוטומטי ברגע שהם הופכים לזמינים.

המידע מסונכרן ממערכת ה ERP או הנהלת החשבונות שלך, תוך שימוש ביישום ייעודי המותקן ברשת שלך. שירות הסנכרון יוצר חלון משימה על מנת לסנכרן מידע על פי לוח זמנים מוגדר מתכנת ה ERP שלך או מקובץ CSV למערכת Anytime Collect.

לחץ כאן כדי ללמוד עוד על אבטחת המידע שלנו (לינק לעמוד אבטחת מידע)

Anytime Collect הינה פתרון נהדר עבור חברות המעוניינים לעבוד עם חברות גביה חיצוניות כחלק מאסטרטגיית הגביה הכוללת שלהם.

מאחר והמערכת הינה מבוססת טכנולוגיית ענן, עסקים יכולים להגדיר חשבונות אשר אינם עומדים בתנאי האשראי והתשלום באופן מובהק להרשאת משתמש הנגישה לחברות הגביה שלהן. התראות יכולות להישלח לחברת הגביה, המודיעות להן כי חשבון לקוח חדש מוכן לבחינתן, לרבות פרטי החשבון, היסטוריית תקשורת, ומידע לגבי חשבוניות.

חברות גביה רבות מקדמות את Anytime Collect מאחר והמערכת הופכת את עבודתן לקלה הרבה יותר.

אתה יכול לשפר משמעותית את התקשורת שלך עם המחלקת המשפטי הפנימי שלך או עם משרדי עורכי דין חיצוניים בעזרת מערכת Anytime Collect – אתה מבטיח כי החשבוניות נשלחות לגורמים המתאימים, בזמן המתאים ולמקום המתאים, בצירוף כל המידע הדרוש להם על מנת לשלם לך בזמן.

אך עדיין, קיימים סיכונים הקשורים למתן אשראי, ואתה עשוי להזדקק לעירוב גורמים משפטיים בתהליך הגביה. Anytime Collect מאפשרת לך לספק גישה למידע עבור הצוות המשפטי הפנימי שלך או למשרדי עורכי דין חיצוניים, כך שהם יוכלו לסקור את ההיסטוריה המלאה ואת התקשורת הנכנסת והיוצאת שלך עם לקוחות אשר אינם עומדים באופן מובהק בתנאי תשלום.

הצוות המשפטי יכול לצרף מכתבי דרישת תשלום ולנהל תקשורת משפטית אחרת, כך שכל הגורמים המעורבים יכולים לדעת מה קורה ומה יש לעשות בשלב הבא. התראות ניתנות להגדרה כך שהיועץ המשפטי יקבל התראה כאשר לקוחות דורשים את תשומת ליבו, ומתי תשלומים התקבלו מלקוחות אשר הועברו לטיפולו.

עסקים רבים מסתייעים בשירותי הנה"ח לצורך ניהול מערך הכספים שלהם. Anytime Collect מחברת את העסק שלך עם ספק שירותי הנהלת החשבונות הנבחר, ומאפשר להם להיכנס למערכת, ולנהל את חשבונות הלקוחות / החייבים שלך.

מנהלי חשבונות יכולים לתקשר עם הלקוחות הסרבנים שלך, לתעד את הפעולות שלהם, ולתקשר עם העובדים שלך בנושאים הדורשים את תשומת ליבם. במקביל, אתה יכול להיכנס בכל עת למערכת על מנת לראות מה הפעולות שהם ביצעו עבורך בצירוף מידע הדרוש לך – תחזיות מזומנים(Cash Forecasts ) , מחלוקות פתוחות, ועוד.

מנהלי חשבונות רבים מספקים שירותי גביה ללקוחות שלהם. בעזרת מערכת Anytime Collect, ניתן לסנכרן את המידע ממערכות הנהלת החשבונות שלהם לתוך המערכת המקוונת של Anytime Collect.

מנהלי חשבונות יכולים לנהל את תהליך הגביה עבור כל אחד מהלקוחות שלהם באמצעות כניסה פשוטה למערכת, ועיבוד תזכורות הדוא"ל, מכתבי תזכורת, או תיעוד שיחות הטלפון אשר ביצעו בשמם.

Anytime Collect מקשרת לקוחות לעסק שלך. מאחר והיא מבוססת טכנולוגיית ענן (cloud), מידע זה זמין לעובדים בכל מחלקה, בלא קשר למיקומם הגיאוגרפי, ומאפשרת לך לחלוק מידע עם גורמים אשר אינם עובדים.

מפיצים ונציגים חיצוניים יכולים לגשת לחשבון לקוח, לחשבונית, תשלום, ומידע אחר הקשור ללקוחות משותפים בצורה מקוונת.

אתה יכול גם לאפשר גישה ל Anytime Collect לנציגי שטח המנהלים חשבונות לקוחות גלובליים, או להגדיר את המערכת לשלוח התראות למנהלי משלוחים, מנהלי מחסן, מבקרי איכות, מנהלי פרויקטים, מנהלים כלליים, ולמעשה לכל אדם אשר עשוי להידרש להיות מעורב בחלוקת המידע או גישה למידע המאוחסן במערכת ניהול הגביה שלך.